Design für alle: Contentsquares Weg zu kreativer Autonomie

Contentsquare gehört zu den Marktführern in der digitalen Erlebnisanalyse und will die digitale Welt menschlicher gestalten. In den letzten zwei Jahren ist das Unternehmen stark gewachsen und immer mehr Mitarbeiter*innen benötigten neue Designs und Assets. Irgendwann war das Designteam von der steigenden Nachfrage überlastet.

Ornella Kolle, Senior Brand & Growth Operations Manager, suchte nach Lösungsansätzen für den umständlichen Prozess, der darin bestand, „ein Briefing auszufüllen, eine Anfrage in unsere Projektmanagement-Software einzugeben und auf eine Antwort zu warten…“

Wenn Kolleg*innen aus PR/Kommunikation, der Personalabteilung und dem Vertrieb Designs benötigten, mussten sie also zunächst ihre Anforderungen formulieren. Und das Designteam war durch die Anfragen mit Routineaufgaben beschäftigt, statt wirklich kreativ arbeiten zu können.

Das ging so weit, dass einige Team-Mitglieder mithilfe von PowerPoint eigene Designs zu erstellen versuchten. Das Ergebnis? Fragwürdige Qualität und mangelnde Markenkonsistenz – besonders problematisch nach einem kürzlichen Rebranding von Contentsquare.

Ornella hatte eine Vision: Sie wollte Kolleg*innen aller Abteilungen befähigen, selbst qualitativ hochwertige Design-Assets zu erstellen und so das Designteam entlasten. Die Lösung war das „Design Angels Programm“.

Mehr Autonomie für Nicht-Designer*innen, weniger Arbeit für das Designteam

Weil digitale Experience bei Contentsquare im Mittelpunkt steht, hatte das Unternehmen bereits ein auf Figma basierendes Design-System im Einsatz. Die Einführung eines Asset-Systems war der logische nächste Schritt. Und dass nun auch Nicht-Designer*innen das System als Selbstbedienungslösung nutzen konnten, brauchte den entscheidenden Wendepunkt.

So entstand das Design Angels Programm: Das interne Designteam erstellte eine Reihe von Vorlagen, die von Kolleg*innen aus anderen Abteilungen leicht angepasst werden konnten.

„Wir dachten, indem wir Nicht-Designer*innen die Werkzeuge an die Hand geben, um selbst Dinge zu gestalten, könnten wir alles von Social Posts bis zu Stellenanzeigen effizienter machen“, erklärt Ornella. „So konnten wir allen helfen, produktiver zu arbeiten und gleichzeitig unser Designteam entlasten. Es wäre eine klare Win-Win-Situation.“

Ornella und das Designteam entwickelten basierend auf Contentsquares Design-System Vorlagen in Figma und schulten Kolleg*innen ohne Design-Hintergrund in deren Nutzung. Dabei vermittelten sie die Figma-Grundlagen, Wissen zu Barrierefreiheit und zur Einhaltung der Markenrichtlinien von Contentsquare. Bald schon designten die Kolleg*innen eigene Assets.

Die Resonanz war überwältigend positiv. Ursprünglich war Ornella davon ausgegangen, dass vor allen Dingen Teams, die schnell Bilder für oder Social-Media-Inhalte oder Webinare benötigten, vom Design Angels Programm profitieren würden. Doch die Begeisterung reichte weit darüber hinaus.

„Selbst diejenigen, die sonst nichts mit Design zu tun haben, kommen hervorragend mit Figma zurecht. Unser HR-Team ist beispielsweise begeistert“, berichtet Ornella. „Es kommuniziert über diverse Kanäle mit potenziellen Kandidat*innen, und die Möglichkeit, in Figma eigene Designs zu kreieren, war ein Game-Changer für sie.“

Die Initiative sollte ursprünglich 20 Design Angels bei Contentsquare umfassen. Jetzt sind es 120 im gesamten Unternehmen, die Assets für die Personalgewinnung, Webinare, Banner, Landing Pages, Social Posts, usw. erstellen. Ihre Arbeit erfordert wenig bis gar keinen Input von den Designer*innen, die selten mehr als einen kurzen Blick zur Kontrolle auf die fertigen Designs werfen.

Engere Zusammenarbeit und bessere Qualitätssicherung

Das heißt aber nicht, dass das Designteam gar keine Kontrolle mehr hat.

„Wir überprüfen immer, ob alles den Markenrichtlinien entspricht“, betont Ornella. „Unsere Design Angels senden ihre Entwürfe über Slack, und wir sichern die Qualität. Dank des kollaborativen Charakters von Figma und unserem global verteilten Design-Team können wir Assets schnell checken, bevor sie freigegeben werden.“

Umverteilung der Arbeitsbelastung und kreative Energie für nachhaltige Geschäftsinnovationen

„Das Projekt war so erfolgreich, dass im ersten Quartal 2023 bereits 35% aller Aufgaben von Teams außerhalb der Designabteilung erledigt wurden“, berichtet Ornella. Dank Figma können die Teams in kürzerer Zeit mehr erledigen und gleichzeitig hat sich das Aufgabenspektrum des Kern-Designteams verändert.

„Banner zu designen macht sicherlich Spaß, aber wir konzentrieren uns lieber auf kreative Projekte mit größerem Impact. Jetzt haben wir mehr Zeit für Recherche, mehr Zeit für die Erstellung von Inhalten und mehr Zeit für unser Branding“, so Ornella.

Inzwischen hat der Erfolg der Design Angels ähnliche Initiativen in anderen Abteilungen inspiriert. Contentsquare erwägt zum Beispiel die Einführung von SEO Angels und UX Angels.

Ornella unterstreicht, dass das Design manchmal sogar die gesamte Unternehmensausrichtung beeinflussen kann.

„Mit Figma konnten wir den unternehmerischen Mehrwert guten Designs beweisen“, so Ornella. „Wir haben die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens verändert.“