Réinventer la façon de travailler de Dropbox

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La pandémie a révolutionné l'avenir du travail tel que nous le connaissons, obligeant les entreprises à s'adapter à l'évolution constante de la façon de travailler des employés. Le travail flexible et à distance étant appelé à perdurer, tout repose désormais sur l'adoption de nouvelles technologies et approches.

Si certaines entreprises, comme Figma, ont opté pour un modèle de travail hybride, d'autres, comme Dropbox, ont décidé d'adopter une approche privilégiant le virtuel. Cependant, toutes les entreprises sont confrontées au même problème, quel que soit leur choix : comment préserver un sentiment d'appartenance dans cette nouvelle organisation du travail ?

Bien que Dropbox propose des logiciels qui permettent de travailler depuis n'importe où, la plupart de ses employés se rendaient jusqu'alors dans un bureau tous les jours. L'entreprise disposait de salles de création et d'espaces de collaboration disséminés dans ses douze bureaux internationaux. Sa culture d'entreprise était littéralement conçue pour la collaboration et la créativité en présentiel.

L'équipe chargée du design chez Dropbox lors d'un atelier, avant la pandémie de COVID

L'équipe chargée du design, par exemple, se retrouvait souvent à fouiller dans la boîte à outils de l'atelier à la recherche de Post-it, de marqueurs, de figurines dinosaures ou de tout autre objet susceptible de stimuler la créativité avant les sprints de design et les séances de brainstorming improvisées. Pour se mettre en condition, il suffisait de se réunir dans une pièce.

Désormais, le travail à distance nécessite plus de concentration pour y parvenir, ce qui peut représenter un défi. Nous bouleversons des normes qui font partie intégrante de nos activités quotidiennes depuis des décennies. Dropbox a dû repenser la manière dont ses équipes se réunissent en ligne pour créer, tout en conservant l'énergie qui régnait autrefois dans ses locaux.

Repenser la collaboration

Après avoir migré ses activités de design vers Figma depuis Sketch en 2018, l'équipe chargée du design chez Dropbox avait une longueur d'avance en matière de collaboration à distance. Elle avait déjà mis en palce des bonnes pratiques pour quasi chaque étape du processus de création (brainstorming, élaboration de la maquette fonctionnelle, prototypage et commentaires). Comme l'explique Lauren LoPrete, responsable des systèmes de design, « Figma nous a permis de simplifier nos flux de travail et d'améliorer la qualité et l'efficacité de notre travail au sein de Dropbox ». Mais lorsque la pandémie a frappé, et que l'équipe s'est mise à travailler à distance, il a fallu redoubler d'efforts.

Dans le but de raviver l'étincelle créative qui naissait autrefois sur site, les designers, travaillant désormais à distance, s'appuient encore plus sur Figma pour optimiser leurs flux de travail et éviter toute rupture de communication. Par exemple, au lieu d'organiser des réunions de revue du design en présentiel, l'équipe utilise le mode observation dans Figma pour suivre à mesure que l'intervenant présente son travail.

Capture d'écran d'un fichier Figma provenant d'une exploration produit

Plutôt que de travailler en binôme côte à côte ou de rejoindre le bureau d'un collègue pour lancer un brainstorming en direct, les designers partagent simplement un lien Figma et accèdent à un fichier pour itérer rapidement des idées ensemble.

La communication interfonctionnelle prenant de plus en plus d'importance dans le travail à distance, les designers organisent leurs sprints de design avec les ingénieurs et les chefs de projets de façon virtuelle, dans Figma. Comme il s'agit d'un outil en ligne accessible à tous, Figma permet également aux autres équipes d'y participer facilement.

En outre, les designers ont dû adapter leurs flux de travail Figma existants et ont introduit de nouveaux moyens de communication asynchrones. Par exemple, les équipes Design Systems et Brand Studio ont optimisé leur processus de transfert, en concevant un modèle Figma pour les icônes dans lequel un designer de marque placera un ✅ en regard de la page une fois le fichier d'icônes terminé. Comme la publication de leur bibliothèque a lieu tous les lundis matin, l'équipe Design Systems vérifie le fichier et convertit toutes les nouvelles icônes dans la bibliothèque principale, avant de publier. Cela a permis d'éliminer les communications inutiles et de rendre le processus global plus efficace, à tel point que l'équipe envisage d'appliquer un processus similaire à d'autres bibliothèques collaboratives.

« Figma est devenu le centre de notre univers depuis le début de la pandémie, avec davantage de communication et de collaboration au sein même des fichiers de design », explique Stan Yeung, designer produit.

Thèmes d'organisation en action, tirés du brainstorming d'une équipe de design

Figma pour tous

Tandis que l'ensemble de l'organisation s'apprêtait à passer au travail à distance, l'équipe de design a servi de modèle pour montrer aux autres équipes comment travailler ensemble, virtuellement. À cet effet, Cheechee Lin, designer produit, a organisé plusieurs ateliers Figma expérimentaux avec l'équipe interfonctionnelle au sens large pour l'aider à se familiariser avec la navigation dans Figma et l'utilisation des principales fonctionnalités comme les commentaires, l'exportation et la visualisation/le suivi. L'objectif était que chacun se sente à l'aise avec Figma afin de pouvoir à nouveau travailler ensemble, comme ils le faisaient dans leurs bureaux.

« Nous avons réalisé qu'intégrer des homologues au processus dans Figma permettait non seulement d'accélérer nos cycles d'itération, mais aussi de disposer d'un espace pour communiquer tous ensemble avec un support visuel, ce qui n'est pas si commun dans un monde où le virtuel prime », précise Cheechee Lin.

La formation a connu un tel succès que l'atelier a été élargi à plus de 200 participants issus d'équipes comme le marketing, la recherche et la science des données.

« High-fives » virtuels lors de l'atelier XFN

Figma est désormais accessible à l'ensemble de l'organisation Dropbox. Il s'agit d'un espace où tout le monde peut participer, faire preuve de créativité et communiquer ensemble avec des supports visuels. Aujourd'hui, vous y trouverez tous types d'équipes. Le service d'assurance qualité l'utilise pour créer des plans de test en dupliquant les flux de design et en notant les cas de test, les chercheurs en design y présentent des données d'enquête et des informations qualitatives côte à côte, et des personnes de toute l'organisation y co-créent des présentations.

Figma ne se résume pas à un simple outil de design. C'est un espace où tous les employés Dropbox peuvent se réunir pour exprimer leurs idées, communiquer et former une seule et même communauté Dropbox. « Figma est devenu notre nouveau tableau blanc virtuel », s'enthousiasme Stan.

Si vous souhaitez découvrir d'autres bonnes pratiques de collaboration à distance de l'équipe Dropbox, consultez ce kit d'outils de planification d'équipe à distance et ce kit pour l'organisation de sprints à distance.