Quels sont les secrets d'une collaboration efficace ?

Nous avons tous vécu cela lors d'une réunion d'équipe sur Zoom : au moment de répondre à la question « Avez-vous quelque chose à ajouter ? », tous les regards se vident et le silence règne.

Un malaise s'installe. Tout le monde quitte la réunion et se replonge dans son travail et ses outils numériques de « collaboration » avec le sentiment qu'il manque quelque chose d'important.

Pourquoi semble-t-il si difficile de travailler en équipe ? Même avec des objectifs clairs, des feuilles de route parfaitement organisées et des espaces numériques collaboratifs qui nous « rassemblent », nous avons parfois l'impression de ne pas nous comprendre. Quels sont les problèmes inhérents à cette dynamique ? Et comment y remédier ?

Par « collaboration », nous entendons la réalisation d'actes synchrones et asynchrones à la fois en tension et en harmonie les uns avec les autres. Afin de mieux comprendre comment aider les individus et les équipes à collaborer efficacement, identifier les obstacles à surmonter pour responsabiliser chacun, mais aussi améliorer l'expérience globale, nous avons procédé à des recherches.

De nombreuses activités différentes sont considérées comme une forme de « collaboration ». Cela inclut, sans s'y limiter, tout travail soigneusement partagé dans lequel chacun à un rôle à jouer (par exemple, une participation asynchrone à un gigantesque diagramme de parcours utilisateur via un tableau blanc numérique). La collaboration peut également prendre une forme beaucoup plus libre (comme la coordination en temps réel pour résoudre ou répertorier un bug par le biais de Slack ou Zoom), avoir des enjeux importants (par exemple, la planification méticuleuse d'un atelier de lancement pour une société majeure). Elle peut aussi prendre une forme tout à fait banale, comme la réconciliation d'un commentaire dans un document ou un fichier de design.

Pour qu'un travail soit collaboratif, le processus ou le résultat doit être partagé, mais le risque d'échec est d'autant plus élevé que chaque rôle peut percevoir différemment ses responsabilités au sein du projet. Sans un moyen plus précis de définir les clés de sa réussite, la « collaboration » se videra de son sens et deviendra un terme utilisé sans la moindre considération pour les rituels et les comportements dont dépend sa réussite.

Quelques-unes des (nombreuses) choses que font les personnes lorsqu'elles collaborent :

Le risque d'échec est d'autant plus élevé que chaque rôle peut percevoir différemment ses responsabilités au sein du projet.

Aujourd'hui, la réponse classique pour définir les relations de travail est « c'est compliqué ». Réfléchissez aux défis que votre équipe et vous-même devez relever et aux raisons pour lesquelles il est important d'améliorer le processus.

Nous avons souhaité identifier ce que chacun faisait en collaboration, mais aussi les activités qui produisent un meilleur résultat final.

Pour cela, nous avons organisé une étude demandant aux équipes d'évaluer la pertinence de ces activités et la qualité des produits ainsi créés. Les « bons produits » sont évalués sur la base de 7 questions (produit approprié aux besoins des clients, innovation, qualité du produit, etc.). Notre analyse porte sur les comportements collaboratifs qui génèrent de meilleurs produits.

Nous avons identifié cinq comportements statistiquement significatifs :

Afin de quantifier au mieux l'impact des activités collaboratives, nous les avons comparées aux principaux facteurs organisationnels (bonne planification, définition d'objectifs, critères de réussite partagée comme les indicateurs de performance clés, etc.) et nous avons découvert que les comportements collaboratifs sont tout aussi importants.

Pour bien mesurer dimension taille relative de cet impact, nous avons normalisé les « bons produits » et nous sommes parvenus à la conclusion suivante : un groupe de travail adoptant l'intégralité des comportements collaboratifs serait 25 % plus efficace qu'un groupe n'en adoptant aucun.

Les pratiques collaboratives suivantes génèrent de meilleurs produits :

Une collaboration efficace ne dépend pas d'un unique facteur. Pratique, itération et réflexion sont les clés du succès.

En analysant les équipes ayant obtenu les meilleurs scores (c'est-à-dire les équipes adoptant toutes les activités collaboratives significatives), il nous est apparu qu'en plus d'appliquer les cinq pratiques clés, ces équipes avaient pour habitude de renforcer chaque activité tout au long de leur processus. Ainsi, si la clarté de décision et les retours fréquents ont un impact mesurable, ces facteurs combinés et mis en tension produisent un cycle vertueux de collaboration. En améliorant l'un de ces facteurs, tous les autres deviennent plus simples et plus efficaces. Mais à quoi cela ressemble-t-il concrètement ?

COCRÉATION : prenez le temps de modifier simultanément

CLARTÉ DES RÔLES : identifiez qui doit être impliqué

RELATIONS : connaissez personnellement les membres de votre équipe

RETOURS : laissez à chacun le temps de donner son avis

RÉFLEXION : prenez le temps de faire les ajustements nécessaires

Prenons l'exemple de la clarté des rôles. En définissant clairement les limites des différentes responsabilités, vous accélérez le processus de corédaction synchrone et renforcez aussi les relations entre les membres de l'équipe. Il en va de même pour les retours : en offrant à tous la liberté de réagir et de répondre, vous créez naturellement un espace de travail constructif et propice à la réflexion, où chacun peut parler de ce qui fonctionne ou pas. Toutes ces pratiques s'alimentent et se renforcent mutuellement, c'est pourquoi le cycle de cocréation, de retours, de réflexion, de clarté des rôles et de relations est si important. Voici quelques conseils pour stimuler le développement d'un système collaboratif dont la valeur est supérieure à la somme de ses composants.

Commencez petit

La cocréation est rarement une activité adaptée aux grands groupes. Le plus souvent, les sessions de corédaction sont effectuées par des équipes où les collaborateurs sont proches, disposent d'un maximum de contexte et peuvent communiquer directement et non pas par le biais d'interminables fils de discussion.

Connaissez votre rôle

Les meilleures équipes savent qui doit prendre la décision finale. Elles exploitent au mieux le contexte et les compétences de chacun pour surmonter les problèmes et ne soumettent pas la moindre décision à un vote. Lorsque les choses sont claires, chaque individu joue son rôle sans risque que la session de corédaction vire à la réunion de comité.

Commencez par la camaraderie

Si votre équipe n'a pas encore développé un esprit de camaraderie, commencez par là. Organisez des exercices pour briser la glace, s'amuser et créer de bonnes ondes.

Pensez au temps de préparation

Informez votre équipe à l'avance afin de laisser à chacun le temps d'organiser ses pensées avant de les partager. Lorsque les personnes se sentent à l'aise pour s'exprimer sincèrement, l'esprit de camaraderie s'en trouve renforcé et les futurs moments de réflexion n'en sont que plus efficaces.

Exprimez-vous clairement

Profitez des activités de réflexion pour avoir des conversations explicites sur les autres activités de collaboration. Rappelez à l'équipe les retours qui ont débouché (ou pas) sur des itérations réussies ou des avancées majeures.