Chez Contentsquare, des non-designers créent des assets en toute autonomie avec Figma

Contentsquare est leader mondial en analyse d’expérience utilisateur et s’est donné comme mission de rendre le monde numérique plus humain. Au cours des deux dernières années, les succès et la croissance de l’entreprise ont mené à une augmentation rapide de l’effectif. En a découlé une hausse de la demande de services et d’assets (ressources) coûteuse en temps pour l’équipe design interne.

Ornella Kolle, senior brand & growth operations manager, a cherché à optimiser un processus laborieux, qui impliquait de « remplir un brief, envoyer une demande via un logiciel de gestion de projet et attendre la réponse… »

Lorsqu’ils avaient besoin d’un asset, les collaborateurs des RP, de la communication, des RH et du service commercial passaient beaucoup de temps à formuler leurs besoins. Les membres de l’équipe design étaient donc souvent pris par de petites tâches, qui avaient leur importance, mais dont le caractère élémentaire ne tirait pas le meilleur parti de leurs compétences.

Certains collaborateurs essayaient d’accélérer le processus en créant leurs propres assets sur PowerPoint, mais la qualité n’était pas toujours au rendez-vous. La charte de la marque n’était pas toujours appliquée, un comble étant donné que Contentsquare venait d’opérer une refonte de son image de marque !

Ornella voulait faire avancer les choses, et donner aux collaborateurs extérieurs à l’équipe design le moyen de créer des assets de qualité pour laisser les designers se consacrer à des missions à plus forte valeur. C’est là qu’est née l’idée des « Design Angels ».

Donner aux non-designers le pouvoir de créer en toute autonomie

Son ADN étant ancré dans l’expérience numérique, Contentsquare utilisait déjà un design system basé sur Figma. L’étape suivante a été la création d’un système équivalent pour les assets. Ce qui a vraiment changé la donne ? Permettre à des non-designers de l’utiliser pour créer leurs propres ressources, en toute autonomie.

La genèse du programme Design Angels tient en quelques mots : les designers de Contentsquare ont créé dans Figma une gamme de templates faciles à personnaliser par des parties prenantes issues de tous les services de l’entreprise.

« Notre idée, c’est que donner à des personnes qui ne se considèrent pas comme des designers la possibilité de créer par elles-mêmes peut accélérer la production des assets, qu’ils soient destinés à des posts pour les réseaux sociaux ou à des offres d’emploi », explique Ornella. « De cette façon, nous aidons nos collègues à avancer dans leur travail, et nous soulageons la pression subie par l’équipe design. C’est gagnant-gagnant ! »

Avec leur design system comme base de travail, Ornella et l’équipe design ont créé une gamme de templates dans Figma et ont formé leurs collègues non-designers à leur utilisation. Ces derniers ont appris les rudiments de Figma, quelques principes d’accessibilité, et bien sûr, comment appliquer la charte de Contentsquare.

Les collaborateurs ont rapidement adhéré au concept. Au départ, Ornella imaginait que le système serait utilisé pour créer une annonce de webinaire par-ci ou un post par-là. Mais l’idée s’est diffusée bien plus largement.

« Pour les personnes qui ne se considèrent pas comme des designers, créer des assets dans Figma est très facile. Notre service RH, par exemple, apprécie beaucoup ce système, » raconte Ornella. Ils doivent communiquer auprès de candidats potentiels via différents canaux, et pouvoir créer leurs propres designs avec Figma leur a changé la vie. »

Au départ, il était question de former une vingtaine de Design Angels chez Contentsquare. Mais le succès a été tel qu’aujourd’hui, ils sont au nombre de 120, répartis sur l’ensemble des services de l’entreprise ! Ils produisent des assets pour le recrutement, des webinaires, des bannières, des landing pages, des posts pour les réseaux sociaux… Et ce travail ne nécessite que peu d’intervention de la part des designers, voire pas du tout. En général, un rapide coup d'œil leur suffit pour vérifier que le résultat convient.

Optimiser la collaboration et le contrôle qualité

Le contrôle fourni par l’équipe design n’en a pas été supprimé pour autant.

« Nous vérifions que chaque asset respecte notre charte graphique, » explique Ornella. « Les Design Angels nous envoient leur travail sur un channel Slack, et nous nous chargeons du contrôle qualité. Comme Figma est un outil collaboratif, et que nos designers sont répartis dans le monde entier, il est très facile de vérifier et valider les assets avant qu’ils soient exportés. »

Répartir différemment la charge de travail et libérer le potentiel créatif pour avoir un impact durable sur l'entreprise

« Le projet a tellement plu que 35% de la charge de travail en design pour le premier trimestre a été assurée dans Figma par des collaborateurs extérieurs à l’équipe design, » dit Ornella. Grâce à Figma, ils ont pu fournir plus de travail, plus rapidement. L’équipe design a ainsi pu se concentrer sur d’autres missions.

« Créer des bannières, c’est sympa, mais ce que nous aimons vraiment, c’est le travail créatif qui génère un certain impact. Désormais, nous avons plus de temps pour faire des recherches, pour créer du contenu, pour nous assurer que notre charte de marque est complète, » se réjouit Ornella.

En attendant, le succès des Design Angels a inspiré la création d’initiatives similaires dans d’autres services. Contentsquare envisage la création de SEO Angels, d’UX Angels ou d’Experiment Angels, par exemple.

Comme Ornella le souligne, parfois le design inspire l’entreprise tout entière.

« Cette manière d’utiliser Figma nous a aidés à démontrer la valeur commerciale du design, conclut-elle. Nous avons eu un impact sur la façon dont s’organise l’entreprise au sens large. »