Chez Amplitude, s’organiser est devenu amusant et productif avec FigJam

Lorsqu’elles sont bien menées, les sessions d’organisation en groupe sont un excellent moyen de rassembler des personnes issues de différents départements pour résoudre des problèmes à l’échelle de l’entreprise. Dans le cas contraire, elles peuvent devenir une regrettable perte de temps pour tout le monde - en plus d’être fastidieuses !

Amplitude, une plateforme d’analyse digitale, souhaitait rassembler toutes ses équipes pour les stimuler avec des ateliers de brainstorming et de résolution de problèmes. Avec FigJam, le tableau blanc collaboratif en ligne de Figma pour le travail en équipe, Amplitude a rendu l’organisation d’atelier à la fois amusante et productive.

Regardez la vidéo sur YouTube dans son intégralité pour découvrir la méthode d’Amplitude, et retrouvez les informations essentielles ci-dessous.

Pour une bonne expérience utilisateur : tout est une question de préparation

Amplitude souhaitait remédier à une série de problèmes liés à l’expérience utilisateur ainsi qu’à des processus et résultats de l’entreprise. Ils ont décidé de considérer l’organisation comme un problème de design, auquel FigJam apportait une solution.

« Nous nous sommes mis à la facilitation et au design thinking avec FigJam, » explique Jenny Chang, design director chez Amplitude. Pour cela, les équipes se sont retrouvées sur l’espace de collaboration en ligne qu’est FigJam et ont activé leurs méninges en découvrant ses fonctionnalités.

Passer à l’action avec FigJam

L’entreprise a tenu un atelier pendant quelques jours, en utilisant FigJam à différentes étapes du processus. Les participants étaient au même endroit, et collaboraient également en ligne depuis leurs postes.

L’exercice comportait trois étapes. La première consistait à mettre tout le monde d’accord : les product VPs ainsi que les heads of design, product et ops ont travaillé ensemble pour déterminer leurs objectifs communs, les domaines où ils allaient collaborer, le timing, et se sont « alignés sur le Pourquoi, » détaille Jenny.

« L’idée principale était de se concentrer sur les problèmes et les solutions afin d’atteindre notre North Star Metric, l’indicateur que nous utilisons dans toutes les équipes et qui représente la valeur proposée au client, laquelle est source de croissance pour l’entreprise, » expose Weston Clarke, principal product manager.

Les outils collaboratifs de FigJam ont réellement démontré leur valeur à cette étape, en permettant aux gens de se concentrer tout en restant créatifs. « S’il y a trop de contrôle, la créativité en pâtit, » dit Jenny. D’un autre côté, s’il en manque, cela peut aboutir à un cloisonnement involontaire qui empêche de s’aligner, et à du potentiel non exploité.

Partager une vision

Une fois l’objectif déterminé à l’aide de North Star, le stade suivant consistait à utiliser FigJam pour partager la vision et les valeurs de la direction avec tous les collaborateurs de l’entreprise. L’équipe design les a donc rassemblés, leur a expliqué en détail les réflexions menées jusqu’à présent et communiqué l’objectif qui allait servir de boussole.

Pour y parvenir, ils ont organisé un Design Tour avec une impression en grand format du brainstorming de départ issu de FigJam. Selon Jenny, cela a permis aux gens de se familiariser avec « des versions tangibles d’objets générés dans FigJam », soit des tableaux et des Post-it bien réels.

« À ce moment-là, on voulait vraiment donner de l’inspiration à tout le monde et créer de l’enthousiasme, et les gens avaient envie d’explorer de grandes idées et d’échanger avec des personnes qu’elles ne côtoient pas d’habitude, » rapporte Jenny.

Passer aux choses sérieuses

Ensuite, il était temps d'animer la dizaine d’ateliers de résolution de problèmes proprement dits. L’objectif était de libérer les participants afin qu'ils travaillent sur le « comment ». Des équipes de quatre ou cinq personnes ont été formées, puis elles se sont réunies pour que chacune présente ses découvertes aux autres.

L’atelier le plus couru a rassemblé plus de 30 personnes. Le but était de trouver comment faire pour que l’utilisation d’Amplitude devienne une habitude pour ses clients. Un vrai casse-tête pour l’entreprise, essentiel à un succès durable.

Pendant cette session, la puissance de FigJam a aidé les participants à donner le meilleur d’eux-mêmes, en favorisant un sentiment de liberté et une atmosphère de créativité, au sein d’un cadre défini.

Pour Jenny, « Les équipes sont les seules à vraiment savoir ce dont elles ont besoin pour réussir. C’est sur ce point que Figma nous a le plus aidés. » Les équipes avaient un espace pour résoudre leurs problèmes, et ont utilisé toute la gamme des outils et des fonctionnalités de la plateforme.

Les ateliers ont été un grand succès pour Amplitude. L’entreprise a tiré de nombreux bénéfices de l’unité, de la créativité et des solutions nées des ateliers réalisés avec FigJam. Au cours de ce processus, les équipes ont développé cinq astuces pour aider les utilisateurs de FigJam à tirer le meilleur parti de la plateforme. Les voici :

Les astuces d’Amplitude sur FigJam

1. Préparez l’atelier

« Préparez votre tableau FigJam à l’avance. Structurez-le afin que l’atelier respecte une certaine durée et que son enchaînement soit logique par rapport au parcours utilisateur, » propose William Newton, principal designer chez Amplitude.

Gagnez du temps avec des templates, dites clairement quel est le résultat attendu, choisissez des activités adaptées, et testez-les sous forme de jeu avec un membre de l’équipe. Déterminez à l’avance ce qui pourrait mal tourner pour vous épargner de longues explications, et corrigez les défauts au fur et à mesure pour éviter la confusion chez les participants.

2. Rendez l’atelier convivial et collaboratif

Pendant l’échauffement qui précède le brainstorming à proprement parler, passer une musique lo-fi pour faire comprendre aux participants qu’il s’agit d’une réunion conviviale, qu’ils peuvent se détendre et faire preuve de créativité. Lors du travail en équipe, utilisez des Post-it et incitez les gens à y réagir avec des stickers pendant la phase d’analyse pour que la voix de chacun puisse être entendue.

3. Assurez la gestion du temps

« FigJam a un super minuteur que j’apprécie beaucoup, et en plus il fait de la musique, c’est génial, » explique William. Mettez le chronomètre pour garder le rythme et réserver des temps de travail limités (10 à 15 minutes) sur des tableaux dédiés. Montrez aux participants où ils doivent focaliser leur attention avec l’outil Spotlight, emmenez-les tous travailler sur un tableau, et laissez-leur un peu de marge, c’est toujours utile.

4. Faites une synthèse

Une fois la séance terminée, rassemblez visuellement les thèmes et priorisez les idées avec l’équipe dirigeante. Vous aboutirez à une ébauche de plan dont vous pourrez vous servir pour débattre, récolter des retours, et poser des questions. Peaufinez-le entre vous, puis préparez l’atelier pour le reconduire avec le groupe suivant.

5. Assurez un suivi et allez jusqu’au bout

« Une fois les ateliers de planification terminés, il faut assurer un suivi et aller jusqu’au bout, » explique William. Juste après la réunion, faites une capture d’écran des tableaux où se trouvent les résultats. Envoyez-le, ainsi que d’autres captures de notes et de tableaux. Communiquez sur les décisions prises par l’équipe pour satisfaire la curiosité des équipes.

Enfin, William ajoute : « Remerciez-les pour leur participation, expliquez-leur la suite des événements et dites-leur quand ils recevront des nouvelles. »

Partagez des notes et des tableaux, diffusez un peu de musique lo-fi, brisez la glace avec des jeux, collez des stickers et lancez des timers : avec FigJam, les réunions sont collaboratives, conviviales et productives. Les équipes d’Amplitude peuvent en témoigner !