Cómo diseñar herramientas agentic para el trabajo
El equipo de Gemini Enterprise comparte su enfoque para hacer que los flujos de trabajo complejos y con múltiples agentes resulten sencillos, intuitivos y fiables.
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Ilustración principal de Pedro Sanches
Diseñar una experiencia agentic significa encontrar el equilibrio para que la IA resulte accesible, pero también potente. En el ámbito empresarial, el reto es aún mayor: además de hacer que un trabajo complejo, colaborativo y de alto riesgo resulte intuitivo, hay que ganarse la confianza de los usuarios. Esto es lo que se propuso el equipo de IA de Google Cloud al diseñar Gemini Enterprise. “Nuestro principio rector es que el usuario siempre debe centrarse en su objetivo, no en gestionar la IA”, afirma Sheta Chatterjee, directora sénior y responsable de UX y Diseño. “Al mismo tiempo, es fundamental dejar claro que el usuario puede intervenir. La gente trabaja con información confidencial y toma decisiones con consecuencias empresariales reales”.
Con esto en mente, Sheta y su equipo dieron prioridad a la simplicidad y la transparencia en cada parte de la herramienta, incluyendo la interfaz de chat, el panel visual, el generador de agentes personalizados y los espacios de proyecto compartidos. Al analizar cada decisión, Sheta nos cuenta cómo crearon una experiencia agentic que resuelve de forma proactiva los retos a los que todos nos enfrentamos en el trabajo —silos entre equipos, múltiples herramientas, plazos que se solapan— sin que el flujo de trabajo se vea interrumpido.
Tu equipo trabaja sobre la base de Gemini, la aplicación para consumidores. ¿Cómo conseguiste que estas experiencias se sintieran conectadas pero a la vez diferenciadas?
En general, debería parecer que se trata de una sola marca. El lenguaje visual del icono brillante, los degradados, las formas redondeadas y el movimiento intencionado unifican las dos experiencias. Donde nos diferenciamos es en el nivel de las funciones. Por ejemplo, aunque el cuadro de indicación es igual que en la aplicación para consumidores, destaca más los conectores cuando estás dando indicaciones. Integrarse con las herramientas que usa tu empresa —como Google Workspace, Jira y Notion— es clave para asegurarte de que el asistente tenga todo el contexto necesario.
Pero también queríamos ir más allá de las indicaciones. El futuro del trabajo va más allá de los comandos individuales y se encamina hacia la coordinación. Trabajas con múltiples herramientas, extraes datos de múltiples fuentes y delegas tareas complejas a múltiples agentes. Hemos introducido la bandeja de entrada de IA: un panel dinámico que muestra en qué están trabajando tus agentes, qué está terminado y qué requiere tu intervención. Puedes ver de un vistazo que mañana por la mañana vence un análisis de mercado y que ya está listo para su revisión. Un flujo de trabajo visual funciona más como una reunión de equipo que como un hilo de chat de ida y vuelta.
Esa es otra diferencia clave: no se trata de una herramienta de productividad individual. ¿Cómo influyó la necesidad de colaboración en equipo en el diseño?
Una de las decisiones de diseño de las que siento más orgullo es el cambio de los hilos de chat individuales a un espacio de proyecto compartido y permanente, donde la IA actúa como un miembro más del equipo: realiza tareas, resume discusiones y recupera archivos de proyectos.
Todo esto se hace en un espacio que todos los miembros del equipo pueden ver y consultar, y cada solicitud se asigna a un miembro del equipo. Esa sencilla decisión de diseño es clave para la rendición de cuentas y para que los demás entiendan el contexto de las acciones del agente. Al estar presente en un espacio colaborativo, el asistente cubre las carencias de conocimientos del equipo, de modo que si un ingeniero sube unas especificaciones técnicas, un diseñador puede pedir más detalles sin tener que buscarlas uno mismo. El mayor problema del trabajo hoy en día son los silos, y la IA crea una fuente única de información. Es esta forma natural de integrar la IA lo que la eleva de ser una herramienta de productividad a un amplificador de la inteligencia del equipo.
Es esta forma natural de integrar la IA lo que la eleva de ser una herramienta de productividad a un amplificador de la inteligencia del equipo.
¿Cómo pensaste que la IA podría ayudar a los usuarios a atar cabos sin resultar intrusiva?
Un sistema verdaderamente agentic tiene que ser capaz de anticiparse a tus necesidades, así que queremos asegurarnos de que la IA sea un compañero proactivo. Estamos probando pequeños desplazamientos discretos, algo así como: “Se acerca el plazo de entrega de un proyecto. ¿Quieres que redacte un informe de estado?” ¿O qué tal si te avisa cuando estás en un chat y tiene algo que decirte? Estas sugerencias deberían parecer mágicas, no como interrupciones, así que estamos evolucionando rápidamente nuestros patrones de diseño para que se adapten de forma más intuitiva a tu forma de trabajar cada día. Nos estamos asegurando de que la integración perfecta de las herramientas sea un pilar fundamental de nuestro diseño, para que la IA tenga un profundo conocimiento de tu mundo.
Los usuarios empresariales también necesitan sentir que pueden confiar en la IA con información confidencial. ¿Cómo se consigue transmitir una sensación de control y gobernanza sin que resulte restrictivo?
La transparencia lo es todo. La aplicación para consumidores explica lo que está haciendo en tiempo real; la versión para empresas amplía esa visión con un nivel de detalle aún mayor. Si pides a un agente que supervise el estado de un lanzamiento reciente, por ejemplo, te expondrá su plan de trabajo: comprender el proyecto, desglosar los comentarios de los clientes en SurveyMonkey, analizar los tickets de soporte en Jira y redactar un informe en el que se destaquen las conclusiones clave. Es una pausa deliberada y un momento de fricción intencionada para garantizar que el usuario sea la máxima autoridad. Las fuentes siempre se incluyen en las respuestas, para que la gente pueda entender exactamente de dónde viene la información.
Cuando creas un agente personalizado, nuestro Diseñador de agentes te permite definir un “arnés“, es decir, una capa de control que especifica a qué datos puede acceder un agente, qué herramientas puede utilizar y cuándo debe detenerse para pedir permiso. De este modo, la seguridad y la lógica quedan directamente en manos de los usuarios.
Las capacidades de la IA agentic crecen constantemente. ¿Cómo decides qué desarrollar y cómo mantienes la coherencia en tantas plataformas diferentes?
Figma es nuestra fuente única de información, desde las primeras fases de concepción hasta el lanzamiento del producto. Usamos FigJam al principio del proceso para definir los objetivos de los usuarios, entender sus recorridos y votar ideas. Después pasamos a un trabajo de mayor detalle.
Cuando pensamos en hacer un cambio, tenemos que tener en cuenta cómo se propaga y se adapta a todo lo que queremos añadir, porque apenas hemos empezado. Para un sistema que funciona a esta escala, crear, documentar y mantener un sistema de diseño en Figma es fundamental. En Figma podemos obtener el nivel de detalle que queremos, algo que no es posible con el vibe coding, ya que nos permite perfeccionar los detalles y gestionar estados complejos. Y dado que contamos con una fuente única de información, podemos cotejar la información con el equipo de consumo para asegurarnos de que un experimento exitoso en un lado se refleje en el otro.
¿Cuál es tu opinión general sobre el estado actual del diseño de IA y qué exige a los diseñadores?
Estamos en un momento parecido a la época anterior a las interfaces gráficas, cuando los ordenadores funcionaban con líneas de comando. Los principios de diseño que siempre han sido importantes —claridad, arquitectura de la información, confianza, acabado visual— no han desaparecido. Se está creando muy rápido, pero son los detalles los que determinan qué productos de IA acabarán utilizando los usuarios.
La nueva retórica en torno a la IA puede resultar realmente intimidante. Es fácil perderse en la jerga de los agentes y la orquestación, pero el usuario final solo quiere hacer su trabajo. Eso es precisamente lo que mejor saben hacer los diseñadores: conseguir que las cosas parezcan sencillas, humanas y agradables. En la era de la creación rápida de prototipos, en la que es tan fácil crear cosas que no son necesariamente adecuadas, el oficio y el buen gusto son más importantes que nunca.
