Cómo Chello agiliza la entrega entre clientes y continentes con Figma

Chello es una agencia creativa de servicio completo con sedes en Sídney y Londres, que se asocia con empresas emergentes y marcas globales en estrategia de marca y expresión, desarrollo creativo y de campañas y producción de contenido.

Hoy en día, Chello realiza el 99 % de su trabajo en Figma, incluyendo estrategia, diseño, producción y servicios al cliente. Figma se ha convertido en el sistema de distribución de la empresa: una forma repetible de incrementar rápidamente la capacidad del equipo, colaborar con los clientes en espacios compartidos y enviar trabajo de forma coherente a través de regiones y zonas horarias.

Ese ritmo operativo ayudó a Chello a expandirse internacionalmente, apoyando su expansión en el Reino Unido y permitiendo que un equipo recién establecido de dos personas entregara 20 proyectos en solo dos meses.

Con Figma, Chello pudo:

• Facilitar una mejor colaboración con los clientes
• Reducir el tiempo de respuesta para proyectos específicos en un 62 %
• Reducir los tiempos de producción de las construcciones iniciales de 3 horas a una hora
• Optimizar los flujos de trabajo multifuncionales
• Ampliar el rango creativo y reducir el esfuerzo manual
• Mejorar la experiencia de incorporación para los nuevos miembros del equipo

Desafío: el coste del cambio de contexto

Antes de Figma, el flujo de trabajo de Chello requería cambiar entre plataformas y herramientas. El coste no fue solo una inconveniencia, fue una carga operativa: comentarios fragmentados, fricción en cada traspaso y exportaciones repetidas para entregar el trabajo "definitivo".

La integración fue otro cuello de botella. La contratación de nuevos empleados y trabajadores por cuenta propia implicaba el intercambio manual de archivos, fuentes y guías, a menudo con poca estandarización.

Con un equipo cada vez mayor, era imposible ignorar la necesidad de un lugar de trabajo unificado, rápido y totalmente sincronizado.

Solución: Figma como el sistema operativo de la agencia de Chello

La adopción de Figma se convirtió en la columna vertebral operativa de Chello para escalar el crecimiento. “Puedes tener un proyecto completo desde la investigación hasta la entrega en Figma. Los equipos dedican menos tiempo a la búsqueda de expedientes y más a la entrega de resultados. “Simplemente se vuelve mucho más ajustado y rápido”, dice Tristan Velasco, cofundador y director creativo ejecutivo en Chello.

Cada cliente tiene un espacio de trabajo especializado, con sistemas de diseño en vivo, guías actualizadas y recursos de marca que evolucionan en tiempo real, creando una fuente única de verdad fiable para todos.

Chello utiliza Figma para entregar a escala:

• FigJam: Se utiliza para la evaluación temprana, detección y talleres del cliente. Las plantillas personalizadas se adaptan rápidamente a los equipos, fomentan la colaboración en tiempo real y generan una aceptación temprana, lo que ahorra tiempo en el proceso.
• Figma Design: impulsa energía desde el inicio hasta el final con prototipos interactivos, sistemas de diseño en vivo y plantillas reutilizables. Sustituye los informes estáticos, permitiendo una entrega más rápida y flexible.
• Figma Slides: centraliza la colaboración creativa y del cliente en un solo espacio interactivo. Las presentaciones con plantillas contienen enlaces creativos, de copia y administrativos con un etiquetado de estado claro, para que los equipos puedan pasar de la idea a la aprobación sin cambiar de plataforma.
• Proyectos conectados: mantiene a los clientes sincronizados en todas las regiones. Admite una colaboración fluida, aprobaciones más rápidas y un escalado fácil con bibliotecas compartidas, herramientas y recursos de marca actualizados.
• Figma Make: automatiza tareas manuales y permite flujos de trabajo más inteligentes, como la planificación de sitios web y la generación visual, liberando al equipo para centrarse en la estrategia. También está fomentando una cultura más interdisciplinaria donde los creativos exploran más allá de los roles tradicionales.

Eliminación de la fricción en la incorporación con sistemas de diseño

Cuando Chello abrió su oficina en el Reino Unido, las bases existentes de Figma del equipo APAC facilitaron duplicar la configuración y hacer que los nuevos equipos fueran productivos rápidamente.

Los nuevos miembros del personal tenían que entender Chello, incorporarse a una nueva marca y luego hay procesos que aprender además de eso, es mucho. Tener fundamentos dentro de Figma que ya funcionaban fue un gran acierto", dice Natalie Wong, directora creativa asociada de Chello.

En lugar de depender de PDF estáticos o presentaciones, Chello utiliza Figma Design para construir sistemas de marca vivos. Estos típicamente se alojan en archivos de diseño compartidos o bibliotecas dentro de equipos dedicados de Figma, proporcionando tanto a los equipos internos como a los clientes acceso a las últimas pautas, recursos y advertencias en un solo lugar. Como todo es en vivo y está gestionado de manera centralizada, las actualizaciones son instantáneas. Solo se comparte un enlace, y todos verán la misma fuente de información fiable.

Esta configuración mejora la alineación y el inicio, facilitando que cualquiera, ya sean nuevos empleados, autónomos o clientes, se involucre y comience a trabajar rápidamente.

Un entorno sin cuellos de botella con Klaviyo

Chello utilizó Figma para ampliar su trabajo con la empresa de automatización de marketing Klaviyo en todas las regiones, duplicando sistemas internos construidos para la cuenta de APAC para respaldar la entrega en EMEA. Esto creó un flujo de trabajo continuo de día y noche a través de zonas horarias.

Con Proyectos Conectados, el equipo de Klaviyo EMEA puede realizar pequeños cambios (por ejemplo, cambiar un CTA o un encabezamiento) sin esperar al equipo de Chello APAC. Las ediciones ocurren de manera asíncrona, con el equipo APAC de Chello a menudo entregando mientras el equipo EMEA de Klaviyo está desconectado. El equipo de diseño de Klaviyo también puede insertar recursos o borradores, y Chello los recoge para lanzar campañas sin idas y vueltas ni duplicación de archivos.

“Como una organización centrada en Figma, hemos podido aprovechar las características de IA y automatización de Figma para mejorar cómo Klaviyo y Chello trabajan mejor juntos. “Podemos movernos más rápido a través de las zonas horarias sin sacrificar la integridad de la marca”, dice Nathaniel Eberle, VP de Marca, Creatividad y Eventos en Klaviyo.

El equipo también utiliza Figma Slides para compartir todo con Klaviyo: desde campañas de marca a gran escala y eventos hasta actualizaciones diarias de BAU. Las presentaciones interactivas y con plantillas actúan como documentos maestros para la creatividad y el texto, con enlaces rápidos a hojas de planificación y despacho integrados. Una etiqueta de estado clara permite a cualquier miembro del equipo rastrear dónde están ubicados los recursos en el producto y el proceso de aprobación. Esto agiliza los comentarios, reduce el cambio de plataforma y acelera las aprobaciones.

Chello desarrolló un “sistema de embudo de Klaviyo” para agilizar su proceso y reducir los tiempos de entrega en aproximadamente un 62 %, disminuyendo un conjunto completo de embudo de 1 hora y 20 minutos a solo 30–40 minutos. Creado en torno a Figma Design, Figma Make y las funciones de IA Beta, el sistema conecta estrategia, creatividad y producción en un flujo de trabajo fluido al convertir tareas de campaña repetitivas en un motor de entrega escalable.

Para extender aún más esa eficiencia, Chello planea utilizar Figma Buzz para crear plantillas de anuncios digitales, acelerando el cambio de redimensionamiento, simplificando la gestión de campañas y permitiendo actualizaciones menores de texto sin esfuerzo adicional.

Alineación con la visión global de la marca con Shopify

Chello también utiliza Proyectos conectados para crear espacios de trabajo compartidos en Figma para clientes a largo plazo como Shopify, apoyando la localización rápida en APAC mientras se mantiene alineado con la visión global de la marca Shopify. Con un espacio de trabajo siempre activo, ambos equipos pueden colaborar en tiempo real o de manera asincrónica a través de zonas horarias, reduciendo la fricción en las entregas y manteniendo el trabajo en movimiento.

“En el lado del cliente, todos los miembros del equipo tienen acceso a Figma, por lo que pudimos colaborar sin problemas”, dice Tristan. Acortó el ciclo del proyecto desde el informe hasta la fecha de lanzamiento y ayudó a Chello a escalar la marca de Shopify con confianza.

Con Proyectos conectados, Figma se convirtió en un hogar dinámico para recursos específicos de clientes, completo con fuentes, colores y códigos hexadecimales integrados directamente en equipos de Figma especializados. Todo está precargado a nivel de equipo, de modo que cuando alguien abre un archivo de diseño, las herramientas, estilos y sistemas correctos ya están en su lugar.

FigJam como un espacio para la creatividad estructurada

Chello utiliza FigJam como una herramienta fundamental para la delimitación, colaboración y alineación en proyectos complejos de sitios web y talleres con clientes. Gracias a los talleres de definición de sitios web, Chello y sus clientes pueden explorar la arquitectura, el contenido y la estrategia juntos en tiempo real. Los clientes contribuyen añadiendo notas adhesivas. Esta participación directa aumenta el compromiso del cliente al crear una fuerte sensación de propiedad desde el principio.

En una sesión de definición del alcance, un participante lo calificó como el "mejor taller hasta la fecha". "No podríamos haber tenido el mismo tipo de experiencia si no hubiéramos tenido FigJam", señala Natalie.

Una vez que se construye la arquitectura del sitio, el trabajo pasa a Figma Design. Este proceso mantiene todo en un flujo de trabajo conectado, reduciendo el cambio de contexto y manteniendo a los equipos alineados en cada etapa.

Expansión de horizontes con Figma Make

Las herramientas de diseño impulsadas por IA de Figma Make permiten a Chello explorar su lado más experimental, abriendo puertas a una cultura creativa más interdisciplinaria y centrada en las ideas. Los creativos senior ya están utilizando la herramienta para acelerar la producción y ampliar el rango creativo.

Uno de los líderes de diseño de Chello creó una herramienta con reguladores variables que genera visuales específicos de la marca, reduciendo lo que hubiese tomado tres horas para una construcción inicial y 30 minutos por iteración, a aproximadamente una hora para configurarla, con nuevas variaciones generadas en segundos. El equipo también está probando Make para el alcance del sitio web y analizando la arquitectura del sitio para estimar los plazos de diseño. Esto les permite definir el alcance con mayor precisión y automatiza un paso que típicamente es manual y consume mucho tiempo.

Figma Make ha permitido al equipo, de muchas maneras, reducir la elevación manual y llevar ideas creativas a la vida con mayor facilidad. Tienen el poder de superar los límites de sus funciones tradicionales, impulsando una producción más rápida y fomentando una cultura de equipo más interdisciplinaria y adaptable.

El equipo de Chello también ha dado un paso más al organizar sesiones de entrenamiento en IA para generar confianza en todos los roles y establecer una base compartida, con el fin de ayudar al equipo a volverse más interdisciplinario, con diseñadores explorando trabajo de motion y redactores probando su mano en la creación de cosas.

"A medida que las habilidades empiezan a intersectarse más, creo que mejoraremos en hablar el mismo idioma". “Las ideas se sentirán menos abstractas porque podemos convertirlas en algo más tangible”, dice Tristan.

Construcción de un futuro más amplio, audaz y guiado por la marca con Figma

Chello describe Figma como más que un conjunto de herramientas. Esta es la forma de alinearse, construir y embarcarse juntos a toda velocidad.

Para una agencia moderna que gestiona clientes, equipos y zonas horarias, ese sistema operativo se traduce en un impacto comercial: una integración más rápida para los equipos, una colaboración más fluida con los clientes y una mayor capacidad de entrega.

Hoy, Figma está impulsando una visión más amplia y audaz, una que esté más guiada por la marca, más interdisciplinaria y más alineada con la forma en que los equipos creativos modernos realmente trabajan.