Rationaliser la livraison partout et pour tous avec Figma

Chello est une agence créative de services complets basée à Sydney et à Londres, et collaborant avec des start-ups et des marques mondiales au niveau de la stratégie et de l'expression de marque, du développement créatif et de campagnes et de la production de contenu.

Aujourd'hui, Chello exécute 99 % de son travail dans Figma, couvrant la stratégie, la conception, la production et les services clients. Figma est aujourd'hui le système de livraison de l'agence : une méthode reproductible pour accélérer rapidement l'intégration des équipes, collaborer avec les clients dans des espaces partagés et livrer le travail de manière cohérente dans l'ensemble des régions et des fuseaux horaires.

Ce rythme opérationnel a permis à Chello de se développer à l'international, en soutenant son expansion au Royaume-Uni et en permettant à une équipe nouvellement formée de deux personnes de réaliser 20 projets en seulement deux mois.

Avec Figma, Chello a pu :

• Faciliter une meilleure collaboration avec les clients
• Réduire les délais d'exécution de certains projets de 62 %
• Réduire les délais de production des conceptions initiales de 3 heures à une heure
• Rationaliser les workflows transversaux
• Élargir la gamme créative et réduire le travail manuel
• Améliorer l'expérience d'intégration des nouveaux membres de l'équipe

Défi : le coût du changement de contexte

Avant Figma, le workflow de Chello nécessitait de naviguer entre différentes plateformes et outils. Le coût ne se résumait pas qu'à une question d'inconvénient, car il y avait également un frein opérationnel : un feedback fragmenté, des frictions à chaque transfert et des exportations répétées pour livrer un travail « final ».

L'intégration constituait un autre goulot d'étranglement. Intégrer de nouveaux employés et des freelances signifiait partager manuellement des fichiers, des polices et des instructions, souvent peu standardisés.

Avec une équipe en expansion, la nécessité d'un lieu de travail unifié, dynamique et parfaitement synchronisé devenait impossible à ignorer.

Solution : Figma comme système d'exploitation d'agence de Chello

Figma est devenu l'épine dorsale opérationnelle de Chello permettant de soutenir la croissance. « Vous pouvez exécuter un projet entier dans Figma, de la recherche jusqu'à la livraison. Les équipes passent moins de temps à courir après les fichiers et plus de temps à produire des résultats. Les délais sont tout simplement beaucoup plus serrés et rapides », déclare Tristan Velasco, cofondateur et directeur créatif exécutif de Chello.

Chaque client dispose d'un espace de travail dédié, avec des design systems en direct, des instructions à jour et des actifs de marque qui évoluent en temps réel, ce qui crée pour tous une source unique de vérité fiable.

Chello utilise Figma pour livrer à grande échelle :

• FigJam : Utilisé pour la définition de périmètre initiale, la découverte et les ateliers avec les clients. Les modèles personnalisés alignent rapidement les équipes, encouragent la collaboration en temps réel et favorisent l'adhésion précoce, ce qui permet de gagner du temps ultérieurement dans le processus.
• Figma Design : Optimise l'exécution de bout en bout avec des prototypes interactifs, des design systems vivants et des modèles réutilisables. Remplace les rapports statiques, permettant une livraison plus rapide et plus flexible.
• Figma Slides : Centralise la créativité et la collaboration avec le client dans un espace interactif unique. Les présentations modélisées contiennent des liens de créativité, de rédaction et d'administration avec un étiquetage clair du statut, ce qui permet aux équipes de passer de l'idée à l'approbation sans changer de plateforme.
• Projets connectés : Assure la synchronisation des clients dans toutes les régions. Permet une collaboration fluide, des approbations plus rapides et une mise à l'échelle facile avec des bibliothèques partagées, des kits d'outils et des actifs de marque à jour.
• Figma Make : Automatise les tâches manuelles et permet des workflows plus intelligents (par exemple, la définition du périmètre des sites web et la génération visuelle), ce qui libère l'équipe pour qu'elle puisse se concentrer sur la stratégie. Cela favorise également une culture plus transversale où les créatifs explorent au-delà des rôles traditionnels.

Éliminer les frictions d'intégration avec les design systems

Lorsque Chello a ouvert son bureau au Royaume-Uni, grâce aux fondations Figma existantes de l'équipe APAC (Asie-Pacifique), il a été facile de dupliquer la configuration et de rendre les nouvelles équipes rapidement productives.

« Les nouveaux membres du personnel devaient comprendre Chello, être intégrés à une nouvelle marque et de plus apprendre ensuite des processus – c'est beaucoup. Disposer dans Figma de bases qui fonctionnaient déjà était un grand avantage », déclare Natalie Wong, directrice créative adjointe chez Chello.

Au lieu de s'en remettre à des PDF statiques ou à des présentations, Chello fait appel à Figma Design pour concevoir des systèmes de marque vivants. Ces éléments sont généralement stockés dans des fichiers de design ou des bibliothèques partagés au sein d'équipes Figma dédiées, offrant ainsi aux équipes internes et aux clients un accès au même endroit aux derniers actifs, instructions et points de vigilance. Parce que tout est en direct et géré de manière centralisée, les mises à jour sont instantanées. Il suffit de partager un lien, et tous regardent la même source de vérité.

Cette configuration améliore l'alignement et l'intégration, ce qui permet à chacun (nouvelles recrues, freelances ou clients) de se lancer facilement et d'être immédiatement opérationnel.

Un environnement sans goulot d'étranglement avec Klaviyo

Chello a utilisé Figma pour étendre son travail avec la firme d'automatisation marketing Klaviyo à toutes les régions, dupliquant les systèmes internes conçus pour le compte APAC afin de soutenir les livraisons dans la région EMEA. Il en a résulté un workflow fluide jour et nuit dans tous les fuseaux horaires.

En utilisant les Projets connectés, l'équipe EMEA de Klaviyo peut apporter des modifications mineures (par exemple, remplacer un appel à l'action ou un titre), sans attendre l'équipe APAC de Chello. Les modifications se font de manière asynchrone, l'équipe APAC de Chello livrant souvent pendant que l'équipe EMEA de Klaviyo est hors ligne. L'équipe design de Klaviyo peut également déposer des actifs ou des ébauches et Chello les récupère pour lancer des campagnes sans allers-retours ni duplication de fichiers.

« En tant qu'entreprise centrée sur Figma, nous avons pu exploiter les fonctionnalités d'IA et d'automatisation de Figma pour améliorer la collaboration entre Klaviyo et Chello. Nous pouvons avancer plus rapidement d'un fuseau horaire à l'autre sans sacrifier l'intégrité de la marque », déclare Nathaniel Eberle, vice-président de la marque, de la créativité et des événements chez Klaviyo.

L'équipe utilise également Figma Slides pour partager toutes les données avec Klaviyo, des campagnes de marque à grande échelle et des événements aux mises à jour opérationnelles quotidiennes. Les présentations interactives et modélisées servent de documents maîtres pour la créativité et la rédaction, avec des liens rapides vers des feuilles de pipeline et de dispatching intégrés. Un étiquetage clair du statut permet à n'importe quel membre de l'équipe de surveiller l'emplacement des actifs dans le processus de production et d'approbation. Il en résulte une simplification du feedback, une réduction des changements de plateforme et une accélération des approbations.

Chello a développé un « système d'entonnoir Klaviyo » pour rationaliser ses processus et raccourcir les délais d'exécution d'environ 62 %, réduisant un ensemble complet d'entonnoir d'une heure 20 minutes à seulement 30-40 minutes. Conçu autour de Figma Design, de Figma Make et des fonctionnalités bêta de Figma AI, le système relie stratégie, créativité et production dans un workflow transparent en transformant les tâches répétitives de campagne en un moteur de livraison évolutif.

Pour étendre cette efficacité encore plus loin, Chello prévoit d'utiliser Figma Buzz afin de créer des modèles de publicités numériques, accélérant le redimensionnement, simplifiant la gestion des campagnes et permettant des mises à jour mineures sans effort supplémentaire.

S'aligner sur la vision de marque mondiale avec Shopify

Chello utilise également les Projets connectés afin de créer des espaces de travail Figma partagés pour les clients de longue date tels que Shopify, soutenant la localisation APAC rapide tout en restant étroitement aligné sur la vision globale de la marque Shopify. Avec un espace de travail toujours actif, les deux équipes peuvent collaborer en temps réel ou de manière asynchrone à travers les fuseaux horaires, ce qui réduit les frictions de transfert et maintient la dynamique du travail.

« Côté client, comme tous les membres de l'équipe ont accès à Figma, nous avons pu collaborer sans heurts », déclare Tristan Velasco. Cela a raccourci le cycle du projet du cahier des charges à la date de mise en ligne et a permis à Chello de développer la marque Shopify en toute confiance.

Avec les Projets connectés, Figma est devenu le lieu de stockage dynamique des actifs spécifiques aux clients – comprenant des polices, des couleurs et des codes hexadécimaux intégrés directement dans des équipes Figma dédiées. Tout étant préchargé au niveau de l'équipe, lorsqu'un utilisateur ouvre un fichier de design, les outils, styles et systèmes appropriés sont déjà en place.

FigJam en tant qu'espace pour une créativité structurée

Chello utilise FigJam comme un outil fondamental pour la définition de périmètre, la collaboration et l'alignement dans le cadre des projets de sites web complexes et des ateliers clients. Grâce à des ateliers de définition de périmètre de sites web, Chello et ses clients peuvent ensemble examiner l'architecture, le contenu et la stratégie en temps réel. Les clients contribuent en ajoutant des notes. Cette participation directe renforce l'adhésion des clients en créant dès le départ un sentiment de responsabilité fort.

Une personne participant à une session de définition de périmètre a qualifié cette session de « meilleur atelier à ce jour ». « Sans FigJam, nous n'aurions pas pu vivre la même expérience », note Natalie Wong.

Une fois l'architecture du site construite, le travail passe à Figma Design. Ce processus conserve toutes les données dans un workflow connecté, ce qui limite le passage d'un contexte à l'autre et assure l'alignement des équipes à chaque étape.

Étendre les perspectives avec Figma Make

Les outils de conception pilotés par l'IA de Figma Make permettent à Chello d'explorer son côté plus expérimental, ouvrant la voie à une culture créative transversale plus axée sur les idées. Les créatifs seniors utilisent déjà l'outil pour accélérer la production et élargir la gamme créative.

L'un des responsables du design de Chello a créé un outil comportant des curseurs variables qui génère des visuels spécifiques à la marque, réduisant ce qui aurait pris trois heures pour une conception initiale et 30 minutes par itération à environ une heure pour la configuration, avec de nouvelles variantes générées en quelques secondes. L'équipe teste également Make pour la définition du périmètre de sites Web et analyse l'architecture du site afin d'estimer les délais de conception. Elle peut ainsi définir le périmètre plus précisément et automatiser une étape généralement manuelle et chronophage.

À de nombreux égards, Figma Make a permis à l'équipe de réduire le travail manuel et de donner plus facilement vie à des idées créatives. L'équipe est habilitée à dépasser les limites de ses rôles traditionnels, accélérant ainsi la production et favorisant une culture d'équipe plus transversale et adaptable.

L'équipe Chello est allée plus loin encore en organisant des sessions de formation à l'IA pour renforcer la confiance à tous les niveaux et établir une base commune, afin de devenir plus transversale plus facilement, avec des designers examinant le travail d'animation et des rédacteurs s'essayant à créer des choses.

« À mesure que les compétences se croiseront, je pense que nous saurons mieux parler le même langage. » Les idées sembleront moins abstraites car nous pourrons les transformer en concepts plus tangibles », déclare Tristan Velasco.

Construire un avenir plus vaste et plus audacieux et axé sur la marque avec Figma

Pour Chello, Figma est plus qu'un simple jeu d'outils. C'est la manière par laquelle ses équipes s'alignent, conçoivent et livrent ensemble rapidement.

Pour une agence moderne jonglant avec les clients, les équipes et les fuseaux horaires, ce système d'exploitation se traduit par un impact commercial : une montée en puissance plus rapide des équipes, une collaboration avec les clients plus fluide et une capacité de livraison accrue.

Aujourd'hui, Figma soutient une vision plus vaste et plus audacieuse, une vision davantage orientée sur la marque, plus transversale et plus en phase avec le mode de fonctionnement réel des équipes créatives modernes.