Mettre en place un processus de design produit réellement collaboratif

Impossible de concevoir un produit de première qualité sans collaboration entre développeurs, designers et product managers.

Nous en avions conscience avant de lancer notre sondage auprès de plus de 100 équipes produit pluridisciplinaires l'an dernier, que nous avions mené pour en savoir plus sur leur manière de collaborer.

Nous cherchions à comprendre pourquoi la collaboration était parfois si complexe. Mais aussi, et surtout, comment exploiter au mieux notre temps de collaboration pour proposer de meilleurs produits ?

Nous avons identifié cinq réflexes à adopter pour gagner en créativité et en productivité lors des séances de travail à plusieurs :

• Co-création : travailler en même temps sur les mêmes fichiers
• Construction d'une relation : voir ses collaborateurs par un autre prisme que celui du monde professionnel
• Hiérarchisation : connaître les personnes impliquées et savoir qui dirige
• Communication : proposer des commentaires et des discussions qui favorisent l’itération
• Réflexion : consacrer du temps à des échanges dédiés aux points positifs et aux axes d'amélioration

Forts de ces nouvelles connaissances, nous avons cherché à savoir comment encourager l'adoption de ces réflexes lors des temps privilégiés de collaboration avec les équipes design. Le but n'était pas seulement la cohésion, mais aussi la création d’un espace dans lequel nos collaborateurs pourraient exprimer leur point de vue personnel et leurs difficultés afin d'améliorer les produits. Et pour couronner le tout, nous devions rassembler des membres d'équipes séparés parfois par des centaines de kilomètres.

Nous avons donc interrogé de nombreuses équipes produit pour savoir comment elles organisaient le travail collaboratif en distanciel. Nous avons également analysé nos propres pratiques internes, et nous avons passé en revue des publications scientifiques récentes pour comprendre comment bien travailler à distance.

Vous vous demandez ce que nous avons bien pu découvrir ?

Eh bien, nous avons constaté que la réflexion et une définition claire des rôles allaient de pair : elles sont indispensables tout au long de vos séances de travail en groupe. La co-création, le lien relationnel entre les personnes et le partage de retours sont largement encouragés et indispensables pour certaines activités. La co-création a notamment été capitale lors des design sprints, alors que les stand-ups quotidiens sont un bon moment pour créer des liens.

Ce rapport vous accompagne dans la mise en œuvre des cinq réflexes à adopter lors de vos design sprints à distance et pendant vos brainstormings. Vous y trouverez des dizaines d'exemples tirés des expériences d'équipes produit hautement performantes qui se servent de la collaboration virtuelle pour cultiver et stimuler leur créativité.

La suite est en trois parties. Dans la première, nous avons cherché à savoir comment libérer la créativité des équipes qui travaillent à distance. La deuxième partie se concentre sur les retours et la meilleure façon de brainstormer lorsque tout le monde n’est pas dans la même pièce. Et en troisième lieu, nous verrons comment adapter les design sprints au travail à distance.

Libérez la créativité de vos équipes, même en télétravail

Tous ensemble, nous apprenons à travailler par écrans interposés. Une bonne dose de psychologie et de neurosciences est indispensable pour rendre les sessions de travail en ligne accessibles, efficaces et efficientes pour tout le monde.

Quelles sont les implications pour les équipes qui doivent faire d'énormes efforts pour itérer de manière créative ?

En analysant notre étude, nous avons constaté que les trois facteurs de collaboration à distance suivants pouvaient nuire à la créativité ou, au contraire, la stimuler :

• Accessibilité : tous vos collaborateurs peuvent-ils participer à la session créative ?
• Culture d'entreprise : les efforts créatifs de votre équipe sont-ils encouragés ?
• Technologie : la technologie du travail à distance a-t-elle un impact sur la créativité ?

Voici comment établir une relation entre des membres d'équipe qui pensent et travaillent différemment les uns des autres, afin de stimuler leur créativité lors des temps de collaboration à distance.

Tirez parti de la diversité

Le travail à distance a du bon, puisque les personnes autrefois mises à l'écart sont désormais incluses. Par exemple, une personne en fauteuil roulant s'épargne le trajet parfois laborieux pour aller au bureau. Cependant, pour tirer le meilleur parti de la diversité de votre équipe, vous devez faire en sorte que la collaboration à distance soit accessible à tous ses membres, sans exception.

Par exemple, Jake deHahn est un designer neuroatypique atteint de surdité. Récemment, il a écrit sur la frustration qu'il peut ressentir lors des réunions hybrides. En effet, lorsqu'il rencontre des collaborateurs en personne ou en visioconférence, il lit sur les lèvres. Mais quand il travaille de chez lui et que certains membres de son équipe sont au bureau, il a du mal à identifier les personnes qui parlent.

Pour rendre vos appels vidéo plus accessibles, vous pouvez opter pour une ou plusieurs des solutions suivantes :

• Demandez aux personnes présentes au bureau d'assister aux réunions depuis un ordinateur pour que leurs collaborateurs à distance puissent voir leurs expressions faciales.
• Utilisez les fonctionnalités de tchat et de sous-titrage (CC).
• Abordez l'ordre du jour à l'oral et décrivez ce que montrent les écrans lorsque vous les partagez.

De nombreuses autres actions peuvent être mises en place pour que tous les membres de votre équipe se sentent à l'aise lors des séances de collaboration créative.

Proposez-leur de participer à leur manière

Les designers les plus créatifs pourraient être gênés d'être sur le devant de la scène. Les product managers, eux, pourraient avoir du mal à travailler sur un logiciel de design. Mais vos produits sont plus qualitatifs lorsque tout le monde peut apporter sa contribution.

Pendant la session, proposez des options permettant à tout le monde de participer en vocal, par tchat ou par emoji, le cas échéant. Ensuite, mettez en place des méthodes de contribution asynchrone pour donner plus de temps aux personnes neuroatypiques.

Enregistrez chaque séance collaborative

Selon notre enquête, la prise de recul est l'une des activités les plus bénéfiques. Avec un enregistrement facilement accessible des itérations, des débats et du contexte des design sprints, vous saurez plus facilement ce qui fonctionne bien ou moins bien. Cette affirmation est d'autant plus vraie pour les personnes de votre équipe qui perçoivent et traitent les informations différemment.

L'enregistrement de chaque session sous divers formats permettra à tous vos collaborateurs d'analyser l'événement pour fournir de meilleurs retours. Ces enregistrements peuvent notamment être sous forme de vidéo, d'une transcription ou d'un récapitulatif envoyé par e-mail.

En prime, ces éléments peuvent vous servir à introduire votre prochain travail de groupe, à faire avancer rapidement les idées évoquées et à relancer le processus créatif.

Restez à l'écoute de toute demande d'inclusion

Comme l'explique Jake deHahn, les handicaps et la neuroatypie ne sont pas toujours visibles. Et certains membres de votre équipe pourraient ne pas se sentir assez à l'aise pour en parler.

Pour les mettre en confiance, ajoutez une déclaration d'accessibilité à vos invitations et à l'ordre du jour. Les membres de votre équipe devraient pouvoir répondre de manière anonyme, mais encourager les demandes publiques peut aider les personnes concernées à oser demander des aménagements.

Ressources d'accessibilité supplémentaires

• Abilitynet.org : Comment organiser une réunion en ligne accessible (en anglais)
• Level Access : Comment rendre les réunions virtuelles accessibles (en anglais)
• Section508.gov : Organiser des réunions accessibles (en anglais)

Instaurez une culture de la créativité

Les rituels peuvent vous permettre de relancer le processus créatif et de briser la glace entre des collaborateurs qui ne travaillent pas souvent ensemble. Avec le temps, ces rituels forgent une culture de la créativité qui encourage les idées originales, peu importe de qui elles proviennent.

Dans l'environnement de travail, un rituel est une activité ou un comportement régulièrement mis en place pour créer de la cohésion et renforcer un certain aspect de la culture de l'entreprise. Nous avons par exemple décidé de commencer nos appels du lundi avec un moment dédié aux anecdotes du week-end. En début de session, tout le monde raconte brièvement son week-end.

Les rituels sont particulièrement utiles pour relancer le processus créatif. Selon les neuroscientifiques, « avant de se lancer dans une tâche complexe, les rituels combattent les pensées intrusives, atténuent la voix du critique intérieur et le bavardage mental, recentrent le cerveau sur l'essentiel et réduisent les angoisses… un bon moyen de remédier au syndrome de la page blanche. »

Mais les rituels ne servent pas uniquement à booster la créativité de manière ponctuelle. Tim Brown, PDG de la société de design et d'innovation IDEO, affirme qu'avec le temps, les rituels  peuvent développer la créativité de toute une équipe. « Ils contribuent à la mise en place d'une culture où la créativité de chaque individu est encouragée dans toute l'entreprise. Chaque petit rituel rapproche votre entreprise de ses objectifs créatifs, jusqu'à ce que le processus devienne intuitif et automatique. »

Consultez les sections Brainstorming, Sprint et Réunions de ce guide pour découvrir nos exemples de rituels stimulants destinés aux animateurs. Pour bien commencer, lancez notre playlist « How we Jam » sur YouTube et découvrez comment d'autres équipes conçoivent leurs rituels d'équipe.

Adaptez-vous à la technologie

La collaboration par visioconférence est indispensable, surtout pour les équipes qui co-créent des produits visuels. Mais certains aspects des réunions en visio peuvent entraver la créativité.

Par exemple, regarder autour de soi lors d'un appel Zoom peut renvoyer une image négative. On a donc tendance à avoir les yeux rivés sur l'écran. En restreignant son registre cognitif, il est plus difficile d’avoir des idées innovantes.

Pour que la créativité de votre équipe continue à affluer, instaurez de nouvelles habitudes sur Zoom. Invitez vos équipes à bouger et à couper leur caméra de temps en temps. Si ça ne gêne pas les personnes qui parlent, les autres participants peuvent peut-être se lever, faire quelques pas hors caméra et porter le regard autour d'eux.

Un autre phénomène relativement nouveau appelé Zoom fatigue nuit à l'énergie créative. Si rien n’est fait, elle peut même provoquer de l'anxiété et un syndrome d'épuisement professionnel.

Une étude de Stanford met en avant quatre conséquences de la Zoom fatigue et des conseils pour l'éviter :

1. Avoir l'impression d'être fixé

Lors d'une réunion Zoom, vous avez l'impression que tout le monde vous fixe de près en permanence, même lorsque vous ne parlez pas. Un contact visuel rapproché et constant favorise l'anxiété sociale.

Pour éviter cela, n'utilisez pas le mode plein écran et investissez dans un clavier externe afin de vous éloigner de l'écran. Ainsi, vous n'aurez plus l'impression que votre espace vital est envahi.

2. Trop se voir à l'image

Lorsque nous nous regardons dans un miroir, nous prenons conscience de chaque défaut. Observer son reflet pendant des heures est non seulement stressant, mais peut aussi amener des émotions négatives. C'est généralement ce qui se passe lorsque les Zooms collaboratifs durent longtemps.

La solution ? Utilisez le retour caméra uniquement pour savoir si vous êtes dans le cadre. Ensuite, désactivez-le, asseyez-vous et profitez de la séance.

3. Rester immobile

Le cerveau humain fonctionne mieux lorsque le corps bouge. Lorsque vous assistez à une réunion au bureau ou en appel audio, vous pouvez vous lever, vous étirer et faire quelques pas, ou au moins changer de position. Lors d'un tchat vidéo, notre caméra nous force à rester en place.

Au début de vos sessions créatives de groupe, mettez en place un rituel pour vous dérouiller. Essayez l'un des exercices utilisés par les acteurs, et bougez les mains, les bras et les jambes. Ensuite, invitez les membres de votre équipe à s'éloigner de leur caméra pour avoir la place de bouger, de s'étirer et de faire des croquis sur leur bloc-notes. Faites en sorte que les déplacements pendant les réunions deviennent normaux.

4. Perdre les signaux non verbaux

Près de la moitié de notre communication est non verbale. Lors des réunions en vidéo, les signaux non verbaux sont en grande partie perdus ou modifiés. Sur Zoom, nous abusons par exemple des hochements de tête et levons le pouce trop souvent, ce qui dans la vraie vie relèverait du comique. Les informations que nous avons l'habitude de traiter inconsciemment sont plus difficiles à comprendre lorsqu'elles doivent être traitées de manière consciente.

L'étude de Stanford indique que des pauses 100 % audio permettent d'alléger cette charge mentale. En plus d'éteindre votre caméra, regardez autour de vous. « Pendant quelques minutes, on ne se sent plus assailli de gestes perceptibles, mais sans aucune signification sociale. »

Vous venez de terminer la première section de cette série en trois parties. La partie 2 se concentre sur les retours et la meilleure façon de brainstormer lorsque tout le monde n’est pas dans la même pièce. La partie 3 explore les moyens d’adapter les design sprints au travail à distance.