Obtenir de meilleurs retours lors de vos brainstormings

Voici la deuxième section de notre série en trois parties. Découvrez la partie 1, sur les moyens de libérer la créativité des équipes en distanciel, et la partie 3, qui explore les moyens d’adapter les design sprints au télétravail.

Le processus de création d'un produit n'a jamais été aussi compliqué. Un bon design doit être le fruit de la collaboration entre des développeurs, des designers, des product managers et des spécialistes du marketing. Les retours font partie des principaux réflexes à adopter pour une collaboration fructueuse. Savoir donner un feedback est donc une compétence essentielle pour un bon travail d’équipe.

Cependant, le format traditionnel des brainstormings au bureau se heurte à plusieurs problèmes. Comment réunir une équipe dont les membres habitent aux quatre coins du pays ? Que se passe-t-il lorsqu'une personnalité plus forte que les autres empêche les idées de circuler et la créativité de se libérer ?

Des outils destinés au brainstorming virtuel ont été conçus pour faciliter la collaboration des équipes qui travaillent en distanciel.

Dépassez les blocages de production et la peur du jugement

Imaginez : lors d'une séance de brainstorming en présentiel, un designer suggère de repenser la manière dont les utilisateurs se connectent à l’application. C'est une idée originale et intéressante, mais un développeur inquiet décide de clore le débat en invoquant des limitations techniques.

Ce scénario est tellement commun qu'il a un nom : le blocage de la production. En dominant le débat, une personne empêche les autres de parler et de trouver des idées.

Les autres membres de l'équipe n'osent alors plus partager leurs idées de peur d'être critiqués. Ce phénomène, appelé la peur du jugement, va sérieusement nuire aux nouvelles idées et à l’itération.

Il s'avère que passer à des séances de brainstorming en ligne contribue à réduire l'impact de ces deux obstacles.

Pendant les séances en distanciel, tous les collaborateurs peuvent itérer en même temps. Lorsqu'une personne présente son idée sur le tableau blanc virtuel, le reste de l'équipe peut ajouter des commentaires ou un « +1 » pour manifester son soutien.

Les introvertis et les grands timides disposent ainsi de plusieurs moyens pour participer à la réunion et peuvent enfin partager leurs idées. Les développeurs ont moins de mal à faire des remarques sur le design. Et personne ne peut accaparer la discussion.

Encouragez la diversité des idées

Maintenant que tout le monde peut participer, où qu'il se trouve, les séances peuvent inclure d'autres personnes aux perspectives plus variées. Mais si deux cerveaux valent mieux qu'un, en mobiliser une dizaine peut être contre-productif.

Il a été prouvé qu'en présentiel, un grand nombre de personnes menant un  brainstorming génère moins d'idées qu'une petite équipe. Mais ce n'est pas le cas lors du brainstorming virtuel. Dans les faits, lors des brainstormings à distance, plus le groupe est grand, plus les résultats sont positifs.

Lorsque vous créez des produits à distance, vous pouvez inviter les équipes des services growth et finance aux brainstormings sans risquer d'altérer votre processus d'idéation.

Nos conseils pour un brainstorming virtuel réussi

Un brainstorming à distance doit suivre quelques règles. Vous ne pouvez pas vous contenter de rassembler les participants dans une salle de réunion virtuelle et de coller des Post-it partout. Utiliser des outils technologiques différents et de nouvelles tactiques peut aider à mettre tout le monde dans le bain et à générer de l'enthousiasme.

1. La préparation

Créez un tableau blanc virtuel : Regardez cette vidéo sur les principes de base de FigJam pour préparer le terrain avec des plans d’action, des parcours utilisateur et bien plus encore. Voici un template de brainstorming rapide pour vous lancer.

Donnez une longueur d'avance à votre équipe : Les efforts individuels mis en commun s'avèrent plus productifs que les séances de groupe synchrones. Laissez votre équipe accéder à l'espace de travail avant la séance ou fournissez à l'avance une liste des principaux points à aborder pour obtenir le compromis idéal.

Préparez une liste de règles de communication à adopter : Combattez la Zoom fatigue et aidez votre équipe à participer avec des règles de communication bien définies. Ajoutez des fonctionnalités telles que le bouton « Main levée », encouragez l'utilisation du tchat et prévenez vos collaborateurs lorsqu'ils peuvent éteindre leur caméra quelques instants.

Partagez tous les éléments en amont de la réunion : Quelques jours avant la réunion, joignez à votre invitation des liens vers les ressources et documents à consulter en amont et envoyez-les également par e-mail. Incluez des liens vers le tableau blanc ou vers la liste de questions, l'ordre du jour, les règles de communication et toute autre information permettant d'ajouter du contexte au problème à résoudre. N'oubliez pas votre déclaration d'accessibilité.

2. La gestion de la séance

Désignez un co-animateur : Demandez-lui de garder un œil sur le tchat, de gérer les problèmes techniques, de prendre des notes et d’être à l’écoute des demandes d'accessibilité. Grâce à sa présence, vous serez plus disponible pour animer la réunion et répondre aux  besoins de votre équipe.

Mettez toutes les ressources à disposition des participants : Abordez les objectifs, les règles, l'ordre du jour et les contraintes de temps verbalement puis dans un fichier auquel les participants peuvent se référer facilement.

Commencez par briser la glace : Optez pour un exercice qui stimule la créativité. Tom Harman, directeur du design chez Monzo, donne 60 secondes à son équipe pour dessiner des animaux du « Monzoo. »

Formez de plus petits groupes : Dans leur course à la créativité, les grands groupes ont tendance à itérer sur des idées existantes, alors que les petites équipes sont plus susceptibles de trouver des solutions originales. S’il y a un grand nombre de participants, répartissez-les en petits groupes de travail. Ensuite, consacrez du temps à la présentation des idées de chaque groupe.

Travaillez en musique : En écoutant le même titre, vos collaborateurs se synchronisent et se retrouvent sur la même longueur d'onde. Nous mettons cette théorie en pratique en diffusant de la musique lors de la phase de design individuel des brainstormings.

3. Après la séance

Accordez du temps au processus d'idéation post-séance : Les meilleures idées ont tendance à survenir lorsque l’on s’y attend le moins. C'est scientifiquement prouvé. Autorisez vos collaborateurs à accéder au tableau blanc plusieurs jours après la réunion pour ne pas passer à côté des éclairs de génie post-session. Cette période permet aussi aux membres des équipes internes et externes de donner leur avis sur la séance et sur les résultats obtenus.

Évoquez les prochaines étapes : Il n'y a rien de plus frustrant que de s'investir dans un brainstorming sans débouchés. Planifiez votre stratégie de communication et partagez les avancées du projet avec les personnes impliquées. Vous pouvez par exemple envoyer des e-mails récapitulatifs, partager les designs sélectionnés et célébrer le déploiement d'une fonctionnalité née lors du brainstorming.

Les modes de brainstorming qui fonctionnent en virtuel

Il existe de nombreuses façons de structurer vos séances de brainstorming, mais certaines sont plus adaptées au travail à distance que d'autres. N'hésitez pas à essayer plusieurs techniques et à débattre de chacune d'entre elles.

Le Crazy 8 est l'une des techniques les plus populaires chez Figma. Chaque équipe dispose de huit minutes pour proposer huit solutions à un problème.

La carte mentale est un schéma non linéaire de thèmes et de concepts liés à une idée centrale. Il transforme une liste d'informations ennuyeuse en une image évocatrice.

Le brainwriting est une sorte de jeu interactif pour l'idéation créative. Un participant écrit son idée ou son design et le transmet à la personne suivante du groupe, qui l'utilisera pour itérer ou pour améliorer sa propre idée. Le brainwriting est particulièrement bien adapté aux brainstormings asynchrones, puisqu'il peut être effectué même si vos collaborateurs se situent dans des fuseaux horaires différents.

La méthode des 5 pourquoi est un moyen collaboratif d'analyser la cause profonde d'un problème. Il suffit de poser une série de questions commençant par « pourquoi » jusqu'à ce que vous trouviez la réponse à votre question principale. Utilisez cette méthode avant un design sprint pour visualiser le défi que votre équipe est chargée de résoudre.

Vous venez de lire la deuxième section de notre série en trois parties. Découvrez la partie 1, sur les moyens de libérer la créativité des équipes en distanciel, et la partie 3, qui explore les moyens d’adapter les design sprints au télétravail.