Favoriser la co-création lors de vos design sprints

Voici la dernière section de notre série en trois parties. Découvrez la partie 1, qui examine les moyens de libérer la créativité des équipes à distance, et la partie 2, qui explore comment obtenir de meilleurs retours lors des brainstormings.

Les design sprints durent généralement cinq jours et sont dédiés à la conceptualisation, à la création et au test de solutions répondant à des problèmes abstraits.

Si vous avez déjà participé à des design sprints en personne, vous savez à quel point ils peuvent être stimulants. Donner à de brillants esprits l’opportunité de se concentrer sur un challenge bien précis est une des étapes les plus plaisantes de la création d’un produit.

Mais avec l’irruption du télétravail, ces sprints ont bien changé. Les gens n'avaient plus l'impression de vraiment travailler ensemble, seulement en même temps. Tout le monde avait ses propres distractions. Et souvent, le travail était fourni via des fichiers séparés plutôt que sur une plateforme commune.

La co-création est un aspect essentiel de la collaboration. Nous avons donc cherché à déterminer quand les design sprints à distance favorisent la co-création, quand ils la complexifient et comment les facilitateurs peuvent rassembler tout le monde au même endroit.

Le design sprint à distance : avantages et défis à relever

Un design sprint réussi nécessite une excellente coopération, et implique donc des défis particuliers s'il est réalisé à distance. Cependant, en l’absence des contraintes liées à l'emplacement physique, vous constaterez que les sprints virtuels offrent une flexibilité impossible à atteindre lors des sprints en présentiel.

👍 Une flexibilité accrue

Avec les design sprints à distance, pas besoin de planifier les déplacements des équipes. Vous pouvez donc inclure des personnes issues de divers horizons sans frais et en toute simplicité (y compris les intervenants de vos présentations éclairs).

Avec les sprints à distance, vous êtes libre de planifier des activités hors ligne ou en dehors des jours ouvrés. Vous pouvez même organiser un sprint s'étalant du mercredi au mardi suivant : il n’y a pas de chambres d'hôtel à réserver. Et en déplaçant certaines activités hors ligne, gérer les fuseaux horaires devient un jeu d'enfant.

👎 De nouveaux outils à prendre en main

Tout le monde sait écrire sur un Post-it. Mais tout le monde ne maîtrise pas les tableaux blancs numériques et autres outils de collaboration en ligne. Les difficultés techniques deviennent encore plus évidentes lorsque votre équipe se compose de designers graphiques, d'ingénieurs analytiques et de personnel moins technique, comme des chargés de compte. Vous devrez vous assurer que chacun ait accès aux outils utilisés et qu'il en maîtrise les bases.

👍 Une salle de sprint quasi idéale

Lorsque vous organisez un sprint en présentiel, il se peut que vous ayez à nettoyer et à ranger la salle de réunion pour les prochains utilisateurs. Lors des sprints virtuels, cette contrainte disparaît. Les notes, designs et autres objets, ainsi que le contexte qui les entoure, sont enregistrés et à disposition pour la prochaine itération. Tout le monde disposera donc de plus de temps pour travailler sur ce même ensemble de ressources.

👎 Plus de distractions potentielles

Les enfants, les animaux de compagnie ou un voisin qui passe la tondeuse peuvent interrompre le processus créatif. Prévoyez des pauses régulières et du temps de travail hors ligne pour laisser vos collaborateurs gérer ces distractions.

Conseils pour animer un design sprint à distance

Il n'est pas facile de recréer l'ambiance collaborative d'un bureau physique dans une salle Zoom.

Lors de la Config 2022, deux designers de MHP, une filiale de Porsche, ont montré comment ils ont relevé ce défi. Marcel Tobien et Niclas Bauermeister ont construit un véritable atelier numérique dans FigJam. Cet espace en ligne complet a été modélisé à partir d'un bureau existant et comprend des canapés, des tableaux blancs et même un salon d'accueil. Le duo a ajouté des jeux, des activités et une zone de pause-café pour que tout le monde puisse interagir et discuter.

Vous n’avez peut-être pas assez de bande passante pour créer votre propre salle de sprint, pixel après pixel. Mais certaines solutions s'offrent à vous pour faciliter le processus de co-création en distanciel de votre équipe.

1. La préparation

Définissez un ordre du jour : L'ordre du jour parfait doit être aussi complet que possible. Il doit prendre en compte les fuseaux horaires, indiquer les activités asynchrones et réserver des créneaux pour la gestion des blocages.

Il doit aussi inclure des pauses permettant aux membres de votre équipe de bouger, d'éteindre leur caméra et de jeter un œil à leur téléphone. Ainsi, ils ne se sentiront pas obligés de travailler sur plusieurs tâches en même temps. Enfin, définissez chaque rôle clairement pour que tout le monde sache à qui s'adresser pour des directives, des questions techniques, etc.

Créez un espace de travail : Plus votre espace de travail est complet avant de lancer le sprint, moins vous perdrez de temps pendant les sessions. Le template complet de Spotify permet de créer un espace de travail adapté. Il contient un ordre du jour, une zone pour récolter des insights,, des slides pour les  présentations éclair et bien d’autres outils.

Organisez un mini sprint anticipé : Le temps consacré aux design sprints est précieux. Vous n'avez sûrement pas envie de passer les premières heures de votre sprint à expliquer aux participants comment fonctionnent les outils. Si possible, organisez un mini sprint une semaine avant le grand jour. Donnez à votre équipe une tâche amusante qui leur demande d'utiliser toutes les fonctionnalités disponibles. Cette anticipation permettra aux collaborateurs de poser des questions sur leurs problèmes de connexion et sur les outils techniques.

Envoyez des cartes-cadeaux de livraisons de repas : Lorsque tout le monde est éparpillé, vous ne pouvez pas arriver à votre design sprint avec des sandwichs pour l’équipe. Par contre, vous pouvez alléger leur quotidien en leur offrant des cartes-cadeaux de livraisons de repas.

Choisissez une playlist pour rythmer vos séances créatives : Nous avons déjà évoqué l'importance de la musique lors des séances de co-création. Puisque les sprints se divisent en plusieurs mini-séances, vous pouvez associer un style de musique à chaque étape. Optez pour des titres dynamiques lors du processus d'idéation et trouvez des musiques relaxantes pour le design.

2. L'animation du sprint

N'ayez pas peur de trop communiquer : Lors de la collaboration à distance, nous n'avons pas accès aux mêmes signaux sociaux qu'en face à face. Il est donc plus difficile de savoir quand la séance touche à sa fin ou de remarquer qu'une personne a du mal avec une activité individuelle. N'hésitez pas à communiquer en annonçant les changements d'activité sur Slack par exemple.

Brisez la glace avant chaque séance : Nous utilisons des rituels parce qu'ils favorisent grandement la cohésion et la créativité de l'équipe. L'équipe design de Stripe commence ses sprints avec une séance de croquis originale, où tous les membres du groupe sont invités à dessiner leur café du matin. Nous aimons cette idée, car elle est accessible à tous, même aux non-designers.

Créez un « coffre aux trésors » de liens : L'équipe de Stripe utilise une autre stratégie très bien pensée : lors du design de son espace de travail, l'équipe inclut un emplacement réservé aux liens vers tous les documents, briefings et diapositives mentionnés lors du sprint. Ce fameux « coffre aux trésors » devient alors un fichier de référence accessible tout au long du sprint, mais aussi après.

Désynchronisez les processus créatifs : Les appels Zoom ont beau être bénéfiques pour la productivité, ils peuvent aussi nuire à la créativité. Essayez de déplacer les processus de croquis et d’itération hors ligne. Ensuite, mettez en commun les résultats, votez et commentez le travail lors d'une séance de co-création synchronisée.

3. L'après-session

Enregistrez le contexte du sprint : L'important n'est pas le résultat, mais le cheminement. Toutes ces discussions, ces opinions différentes et ces désaccords forment une véritable mine d'informations pour vos futurs processus de création et d’itération. Enregistrez-les dans le fichier du sprint et abordez-les de nouveau lors de vos prochaines réflexions.

Envoyez des documents de partage structurés : Les personnes extérieures à votre sprint devront consulter votre travail et vous aurez besoin de leurs commentaires. Spotify a créé un modèle de document de partage post-sprint structuré afin qu'un public plus large puisse revivre le sprint et y réfléchir. Voici comment il se présente :

• analyse guidée des activités du sprint et du prototype avec diverses équipes de parties prenantes (1 heure par équipe) ;
• accès libre au prototype Figma pour ajouter des commentaires (3 à 4 jours) ;
• discussions avec l'équipe design aux horaires de bureau pour répondre aux questions supplémentaires (1 heure).

Organisez une rétrospective du sprint : La plupart des équipes produit sont novices dans le domaine des sprints à distance. Une rétrospective permet de mieux déceler les éléments à garder et les axes d'amélioration. N'hésitez pas à faire la rétro en deux temps pour obtenir un maximum de retours : organisez une réunion en personne et mettez en place une activité asynchrone. Voici un template de rétro pour vous aider à démarrer.

Templates de design sprint à distance

De nombreux templates sont à votre disposition pour vos espaces de travail de  design sprint. En voici quelques-uns que nous avons trouvés très utiles.

Spotify : Un template complet pour un sprint virtuel classique.

Ironclad : Un template axé sur les petits groupes et le travail individuel qui se destine tout particulièrement aux équipes à distance.

LB Studio : Un template de sprint pour équipe à distance sur quatre jours comprenant une animation pour briser la glace et des timers intégrés.

Tissez des liens en ligne

Aujourd'hui, une équipe design se compose de personnes passionnées issues de divers horizons et qui envisagent le projet sous un angle bien spécifique. Les développeurs doivent garder à l'esprit qu'un nouveau design ne réduit pas au néant leur travail des trois dernières années. Les designers cherchent à obtenir un résultat fonctionnel qui dépasse les attentes des utilisateurs. Les product managers, eux, doivent faire passer le tout à l'étape suivante.

Le processus de design devient plus cohérent lorsque vos collaborateurs se connaissent en dehors du cadre professionnel. Alors l'obstination peut faire place à l’empathie et la confrontation se transformer en collaboration.

Avec le travail à distance, l'habitude de discuter entre collègues s’est perdue. Sans salle de pause, salle de réunion ou machine à café pour se retrouver, les conversations informelles disparaissent. Généralement, les participants  font connaissance le premier jour du sprint.

Cependant, les équipes se réunissent pour des stand-ups quotidiens ou pour critiquer des concepts. Il est tout à fait possible d'humaniser ces rassemblements réguliers pour renforcer les liens entre les personnes.

Nos conseils pour des stand-ups, des design critiques et des rétrospectives à distance réussis

Nous avons eu la chance de voir certaines des meilleures équipes créatives, y compris la nôtre (en toute modestie), tenir des réunions plaisantes, collaboratives et interactives.

Voici un tour d'horizon des méthodes utilisées par des professionnels pour animer trois types de réunions d'équipe design.

Le stand-up quotidien/hebdomadaire

Les stand-ups impliquent une forte augmentation de la productivité de chacun. Au cours d'une séance de stand-up, chaque membre de l'équipe répond à trois questions :

• Qu'avez-vous fait hier ?
• Quels sont vos projets du jour ?
• Quels obstacles rencontrez-vous ?

Nos chefs de projet utilisent un template de tableau blanc comme celui-ci pour des stand-ups plus visuels. Ce template apporte un cadre à chaque question et comporte des Post-it pour inspirer chaque membre de l'équipe.

Les stand-ups permettent aussi de consolider les liens entre les membres de l’équipe grâce à des rituels. Nous aimons commencer la séance avec un partage des anecdotes du week-end pour que les membres qui sont à distance et qui se voient rarement s'ouvrent aux autres avant de commencer à travailler.

Généralement, ces discussions courtes et légères ont un effet papillon et lancent des débats (signe que votre équipe est impliquée). Pensez à ajouter une zone de parking à votre template de discussions hors ligne comme dans cet exemple, pour noter les idées qui pourraient émerger.

Vos collaborateurs sont sur des fuseaux horaires différents ? Pas de problème. Demandez à chacun d'entre eux d'enregistrer une vidéo Loom et montez toutes ces vidéos ensemble pour que le reste de l'équipe puisse les visionner.

Chaque stand-up est enregistré pour pouvoir être consulté plus tard. Pratique, non ? Vous pouvez y accéder à tout moment pour voir les petits pas qui font avancer les grands projets.

Les design critiques

Critiquer un design de manière constructive améliore la collaboration. Les membres de l'équipe reçoivent des commentaires les uns des autres en examinant leurs designs respectifs et leurs workflows. Ce feedback permet de résoudre certains problèmes, d'assurer la cohérence du projet et de lancer de nouveaux designs.

Notre chef de produit, Yuhki Yamashita, a récemment partagé un des formats les plus utilisés lors des critiques chez Figma :

• environ 10 à 15 minutes de présentation ;
• environ 5 minutes de questions ;
• environ 5 minutes d'écriture en silence et de commentaires sur le fichier.

Il a expliqué comment utiliser la fonctionnalité Spotlight de FigJam pour faciliter la co-création. Les participants peuvent commenter le design pendant que son designer le présente. Grâce à ce format, les participants disposent de « plusieurs points d'entrée » pour faire un maximum de retours.

L'équipe d'Overflow s'est servie de ses essais et de ses expériences pour créer un guide destiné à la design critique. Il contient de nombreuses actions très utiles pour les animateurs et les participants.

Vous pouvez également utiliser ces critiques pour établir un lien avec des personnes extérieures à l'équipe design. Nous invitons souvent des collègues non-designers à participer pour leur donner un aperçu de la conception des produits. Cela nous permet d'obtenir davantage de feedback et de leur montrer comment les nouveaux produits s'intègrent à leurs processus quotidiens.

Les design critiques sont un rituel essentiel au processus de construction, mais leurs défauts sont moins perceptibles quand elles se passent en ligne. De temps en temps, il peut être de bon ton de lancer une « critique des design critiques » pour s’assurer de la pertinence des commentaires.

Les design rétros

Les rétrospectives permettent de prendre du recul sur le processus de design sprint, sur les problèmes à résoudre et sur les solutions utilisées.

Les rétrospectives reposent sur trois piliers prenant la forme de questions :

• Que devons-nous continuer à faire ?
• Que devons-nous arrêter de faire ?
• Que devons-nous commencer à faire ?

Pour commencer à faire des rétrospectives à distance, créez un espace de travail avec des sections (ou frames, en langage Figma) pour chacune des questions. Ajoutez des Post-it colorés pour recueillir les commentaires et encouragez l'utilisation de la fonctionnalité +1 lors des votes. Ce template va vous aider à démarrer.

Ajoutez un timer à votre tableau pour garder un certain dynamisme et utilisez des emojis pour donner plus de vie à vos commentaires qu'avec un simple +1. Demandez à l'équipe de collaborer pour regrouper les idées et les points de friction par thème ou par cause fondamentale.

Autorisez vos collaborateurs à accéder à l'espace de travail après les réunions en cas d'éclair de génie a posteriori. Plus tard, planifiez une réunion de suivi pour leur présenter les designs gagnants et leur indiquer les prochaines étapes du processus. Vous pouvez aussi utiliser une vidéo Loom pour travailler en asynchrone.

Et pour créer du lien avant et pendant vos réunions, transformez les rétrospectives en jeux. Par exemple, demandez à tous les collaborateurs de décrire le sprint à l'aide d'un titre de film ou de spectacle, d'un nom de superhéros ou d'une marque de voiture. Si une personne choisit la Chevrolet Nova, vous avez encore du chemin à parcourir (« no va » signifie « dysfonctionnel » en espagnol) ! Vous pouvez aussi proposer à votre équipe d'écrire une « lettre au futur » décrivant le prochain sprint.

La monotonie est l'ennemi de la créativité. Essayez plusieurs formats de rétrospectives pour bousculer les codes.

La rétrospective 4L, par exemple, invite les participants à utiliser quatre colonnes pour grouper les commentaires négatifs et positifs : « liked », « learned », « lacked » et « longed for » (pour désigner respectivement ce qu'ils ont aimé, ce qu'ils ont appris, ce qui leur manquait et ce qu'ils souhaiteraient à l'avenir).

Ce template de rétrospective « arrêter/commencer/continuer » reprend une image météorologique assez amusante.

La rétrospective du voilier permet de visualiser un design sprint récent. Les quatre symboles représentent les éléments du sprint :

• Île : objectif
• Rochers : risques
• Ancre : obstacles
• Vent : motivation

Mettez en place des notes avec des noms ou des codes de couleur, puis demandez à votre équipe de remplir chaque catégorie.

Déploiement, test, itération : les collaborations à distance s’améliorent en permanence

Selon le chief product officer de Figma, Yuhki Yamashita, « un produit numérique actuel est tout le temps en cours d'amélioration. Cette approche a révolutionné notre façon d'aborder nos designs. Nous avons l'impression que notre travail n'a pas de fin, mais ce n'est pas qu'une impression. C'est la réalité chaotique des processus de design et de développement produit modernes. »

En tant que concepteurs de produits, le trio « déploiement, test, itération » fait partie de notre ADN. Ces principes s'appliquent également aux personnes souhaitant faciliter la collaboration à distance de leurs équipes. Certaines versions ne fonctionneront pas. D'autres fonctionneront pendant un temps avant de devenir obsolètes à cause de l'évolution de votre équipe et de vos objectifs.

Rappelez-vous : vous n'êtes pas seul dans cette grande aventure de la collaboration à distance. Des centaines de créatifs et de facilitateurs ont développé et testé des templates qui vous aideront à mettre en place un processus de co-création plus inclusif et plus créatif. Analysez, consultez et utilisez de nombreux templates adaptés aux wireframes, aux roadmaps de développement de produit, aux réunions et aux sprints. Une fois que vous avez trouvé la solution qui fonctionne pour vous, n'hésitez pas à la partager en ligne pour que d'autres personnes puissent s'en inspirer.

Vous venez de lire la dernière section de notre série en trois parties. Découvrez la partie 1, qui examine les moyens de libérer la créativité des équipes à distance, et la partie 2, qui explore comment obtenir de meilleurs retours lors des brainstormings.