Lavoro di co-creazione con Figma, unendo ruoli e competenze diverse

L'impatto aziendale dell'esperienza di co-creazione

Sebbene spesso si parli di Figma solo in relazione al web design, in realtà il suo valore si spinge ben oltre. Questo caso di studio prende in esame SmartHR, che ha introdotto Figma in tutta l'azienda per supportare una varietà di operazioni oltre al design, tra cui la comunicazione, la gestione e la crescita del personale.

Per comprendere meglio quanto fosse diffuso l'uso di Figma in azienda, abbiamo chiesto innanzitutto a Masaki Ueda, (alias: wentz, di seguito indicato come "wentz"), General Manager del Dipartimento di design di prodotto per l'area lavoro, Divisione design di prodotto, Direzione generale del design di prodotto, di raccontarci il contesto che ha portato all'introduzione di Figma nell'ambito del design di prodotto.

wentz spiega: "SmartHR è un'azienda che fornisce sistemi e servizi dedicati alla gestione delle risorse umane e delle attività legate al lavoro. La nostra missione è eliminare le problematiche sociali legate al mondo del lavoro e creare una società in cui ognuno possa lavorare nel modo che meglio si adatta a sé, ispirandoci al concetto di "well-working", ovvero del "benessere sul lavoro". La nostra azienda aveva iniziato ad aggiornare gradualmente i suoi sistemi di sviluppo a partire più o meno dal 2020 e, da quando sono entrato a farvi parte ad aprile del 2021, le strutture di sviluppo agile come Scrum, in cui lo sviluppo viene eseguito in team che includono PM, ingegneri di prodotto, ingegneri del QA, designer di prodotto e UX writer, sono diventate prevalenti. A quel tempo però utilizzavamo ancora strumenti di design basati su app desktop, quindi dovevamo usare più soluzioni diverse per condividere i dati con i non designer, il che risultava abbastanza complesso.

In quel periodo, solo alcuni dei designer avevano iniziato a utilizzare Figma. Avendo già usato Figma prima di entrare in azienda, sapevo che facilitava la collaborazione, quindi mi chiedevo se potesse risolvere questo nostro problema. Mi sentivo come l'ambasciatore non ufficiale di Figma, impegnato a far conoscere la piattaforma a tutti (ride).

All'epoca, è stata adottata la proposta di pubblicare la libreria di componenti SmartHR UI nella community di Figma. Questo progetto nasce dalla filosofia alla base del "sistema di progettazione di SmartHR", il cui scopo è contribuire a una società più efficiente, riducendo il continuo processo di "reinventare la ruota" e rendendo le informazioni accessibili a tutti, con l'obiettivo anche di rafforzare il riconoscimento di SmartHR. In precedenza questa libreria era disponibile solo internamente, ma data l'esigenza di collaborare con stakeholder interni ed esterni, gli strumenti web si sono rivelati più adatti alla pubblicazione open source. Dopo aver creato la libreria in Figma, il passaparola sulla semplicità d'uso della piattaforma si è rapidamente diffuso tra i nostri designer interni, tanto da farne il nostro strumento di riferimento per il design.

La migrazione a Figma è stata incredibilmente rapida, ha richiesto infatti solo due o tre mesi. Ritengo che sperimentare in prima persona il valore della collaborazione abbia reso la migrazione molto più semplice. Mentre i designer si riunivano per rivedere l'UI design e progettare insieme in tempo reale, l'esperienza di co-creazione che hanno vissuto, con tutti i cursori riuniti sulla stessa area di lavoro e la possibilità di generare istantaneamente più pattern, ha avuto sicuramente un grande impatto".

Ho chiesto a wentz cosa fosse cambiato con l'introduzione di Figma.

wentz ha commentato: "Innanzitutto, penso che ora si arrivi molto più rapidamente all'applicazione pratica. Con Figma, i designer possono creare dati di design in parallelo, quindi passare rapidamente i dati ai PM e agli ingegneri. Quando si scambiano dei dati in locale, devono essere eseguiti molti passaggi, come inviarli, aprirli e confrontarsi, ma con Figma il processo è molto più immediato, è sufficiente guardare tutti insieme una stessa area di lavoro e comunicare in tempo reale. E quando non è possibile lavorare in sincrono, basta aggiungere un commento al file e inviare un singolo URL. Anche chi lavora con orari diversi ha riscontrato che prendere decisioni è diventato più semplice.

La creazione di "SmartHR UI" su Figma ha avuto un impatto significativo anche sulla velocità, poiché ha eliminato la necessità di dover adattare i diversi contesti operativi di designer e sviluppatori. Crediamo che l'obiettivo non sia creare dei cosiddetti mock-up di design pixel-perfect, ma di implementarli come componenti nella base di codice. Fintantoché questi due contesti sono allineati, l'aspetto non deve necessariamente corrispondere alla perfezione. È sufficiente sapere quali sono i componenti utilizzati, così la comunicazione può essere più rapida. Credo che questa fluidità nel collaborare e comunicare contribuisca in modo decisivo a realizzare prodotti migliori, più velocemente. Inoltre, dato che si tratta di una risorsa open source, siamo stati in grado di collaborare con i designer di prodotto delle aziende che fanno parte del nostro gruppo, e penso che questo abbia contribuito a rendere più efficiente lo sviluppo anche per gli altri utenti.

Un altro vantaggio tangibile è la facilità con cui si possono creare dei mock-up. Facciamo largo uso dei mock-up, che possono rivelarsi molto utili in varie fasi dello sviluppo, come nella conduzione di sondaggi tra gli utenti, negli incontri aziendali per la definizione dei requisiti e nelle revisioni svolte durante i briefing funzionali in ambito commerciale. Grazie ai dati di design di Figma riusciamo a sviluppare un prototipo in tempi rapidissimi e a ottenere una versione approssimativa funzionante nell'arco di un solo giorno. La capacità di muoversi in modo rapido e agile è fondamentale per far avanzare più in fretta lo sviluppo.

Ritengo inoltre che Figma abbia contribuito al processo di progettazione in un senso più ampio. Con un rapporto di 1 a 9 tra designer e ingegneri, nella nostra azienda il team di sviluppo è di gran lunga predominante. Capitava di dover attendere a lungo le decisioni dei designer e, allo stesso tempo, gli ingegneri dovevano potersi occupare della progettazione per garantire rilasci più rapidi. Per questo motivo, abbiamo instaurato un sistema di supporto che consente non solo ai designer, ma anche ad altre figure di occuparsi del design e della progettazione usando Figma. Tra le iniziative rientrano la realizzazione di schede tutorial per i designer che intendono progettare schermate utilizzando "SmartHR UI" e opportunità di progettazione condivisa con il coinvolgimento di persone di altri ruoli. Chiunque può iniziare a creare progetti su Figma dal proprio browser, purché disponga di un account. Credo che, abbassando le barriere che impediscono ai non designer di prendere parte al processo di creazione, si possa creare un mondo in cui chiunque possa dare il proprio contributo per dar forma al design".

Una piattaforma capace di supportare diversi tipi e modalità di lavoro

SmartHR ha inoltre introdotto Figma anche nel suo Communications Design Center. Abbiamo chiesto a Yutaka Sekiguchi, (alias: sekig, di seguito indicato come "sekig") dell'Unità Communication Ops, Dipartimento di Communication Ops, Divisione sviluppo del brand, Direzione generale di branding, come viene utilizzata la piattaforma nelle aree legate al design della comunicazione che non sono direttamente legate alla sfera del design di prodotto, come l'UI design.

sekig spiega: "Il Communication Design Center di cui faccio parte non si occupa direttamente di design di prodotto, ma riunisce tutti i professionisti del design dell'organizzazione che operano nel marketing, per supportare la distribuzione e il branding dei servizi. Ogni membro possiede competenze completamente diverse, poiché ciascuno lavora per canali differenti: online, offline e media. Ciò significa che ciascuno utilizza strumenti diversi per il proprio lavoro, alcuni usano software Adobe, altri software di produzione video, e non tutti utilizzano Figma come strumento di design e progettazione. Penso che, nella maggior parte dei casi, la piattaforma venga usata come strumento per raccogliere i dati master o come lavagna digitale. Ad esempio, FigJam consente di raccogliere i dati master in un formato facile da visualizzare. Nel caso della produzione video, è possibile organizzare sulla stessa area di lavoro diversi tipi di dati, dalle panoramiche sul progetto agli storyboard, ai materiali video e ai video di riferimento, così da avere subito una visione chiara dello stato più recente. Se si vuole chiedere una revisione o un consiglio, è possibile condividere tutto con un solo URL e comunicare con gli altri colleghi con ruoli diversi utilizzando le chat vocali o le chat da cursore; anche questa è una modalità di utilizzo molto apprezzata.

L'implementazione è iniziata quando è entrato in funzione il sistema di progettazione. La piattaforma Figma si è rivelata un ottimo strumento per distribuire le risorse, come le illustrazioni e gli schemi di colore usati dai team commerciali e di marketing nei materiali per la vendita, ecc. Dato che la nostra azienda si concentra sull'SSOT (Single Source of Truth, ossia un'unica fonte centralizzata di informazioni), la distribuzione di Figma è progredita parallelamente alla creazione di un meccanismo che permettesse di trovare tutte le risorse condivise in Figma.

Come accennato in precedenza, i membri del nostro team hanno competenze diverse, e la sfida era evitare che il processo di produzione diventasse troppo chiuso. Inoltre, alcune persone lavorano da remoto, mentre altre vengono in ufficio ogni giorno. Figma è estremamente utile come spazio in cui persone con ruoli e modalità di lavoro diverse possono restare sempre connesse in modo fluido. Riusciamo a creare progetti di siti web su larga scala, ma possiamo anche usare lo stesso schema per delle conversazioni casuali, come: "Ho creato un banner" o "Fino a che punto dovremmo restare coerenti con la campagna di tre anni fa?". In sostanza, i membri con ruoli meno definiti possono ritrovarsi sullo stesso strumento, Figma, sia per confrontarsi in modo informale, sia per raggiungere accordi concreti. Non puntiamo a diventare esperti assoluti di Figma, ma il suo valore aggiunto risiede proprio nella sua accessibilità; sono caratteristiche come la facilità d'uso, la semplicità di connessione sia sincrona che asincrona e la versatilità di applicazione a essere davvero importanti per noi. Dato che Figma è incredibilmente facile da usare, tutti hanno iniziato a utilizzare spontaneamente la piattaforma, senza bisogno di pressioni. Ciò si traduce nella capacità di massimizzare la velocità di iterazione, che è probabilmente il valore più grande che Figma offre a supporto del nostro lavoro creativo.

Un altro punto di forza è che consente alle persone di comprendere meglio cosa può essere realizzato sul web. Questo ci permette di comunicare in modo chiaro e diretto ai colleghi più focalizzati sulla grafica che ciò che non è realizzabile in Figma non sarà riproducibile neanche da un browser, o richiederebbe comunque uno sviluppo troppo complesso. Per un'azienda che include designer con competenze molto eterogenee, avere linee guida chiare e facili da capire è molto utile dal punto di vista della gestione".

Sicurezza avanzata e costi ridotti

SmartHR ha introdotto il piano Enterprise. Abbiamo chiesto a Toshihiro Kudo, (alias: Oimo, di seguito indicato come "Oimo") dell'IT aziendale dell'Information Security Group, il percorso che ha portato all'introduzione della piattaforma e le fasi successive.

Oimo spiega: "In passato, utilizzavamo internamente tre tipi di lavagne digitali e, in un'ottica di contenimento dei costi, stavamo considerando di unificarli. Tra i motivi c'era il fatto che, con più di 1.000 dipendenti, la sicurezza rappresenta per noi una priorità. I nostri requisiti essenziali includevano il single sign-on, funzionalità di audit e il controllo della condivisione, quindi il potenziale strumento doveva essere pronto per soddisfare le esigenze dell'azienda; Figma ha mostrato la sua superiorità soprattutto sul piano dei costi. Abbiamo firmato il contratto circa due mesi dopo che avevamo iniziato a considerare la piattaforma come soluzione, dopodiché, c'è stato un periodo di onboarding di circa due mesi, quindi possiamo dire che la transizione è avvenuta in tempi piuttosto brevi. Abbiamo dovuto gestire numerose attività, tra cui la verifica delle regole di utilizzo, la pianificazione della struttura gerarchica, affinché rispondesse al grado di condivisione delle informazioni, oltre alla creazione e distribuzione di spazi di lavoro per collocare i file in aree pubbliche come SmartHR UI. Inoltre, durante la migrazione dallo strumento utilizzato in precedenza per le lavagne digitali, è stato importante rassicurare gli utenti e fornire assistenza nella fase di onboarding. Abbiamo intrapreso diverse azioni, come la preparazione di manuali, la verifica preventiva delle tematiche che potevano suscitare più domande, la documentazione delle informazioni a disposizione e la creazione di canali sulla chat interna aziendale dove le persone potessero chiedere consigli e condividere spunti utili. Io stesso ho iniziato a usare Figma praticamente da zero, ma la sua semplicità e intuitività mi hanno permesso di imparare facilmente in autonomia. Si è rivelata utilissima anche la sessione per principianti tenuta dallo staff di Figma.

Nel Dipartimento IT aziendale, utilizziamo FigJam per il brainstorming, le revisioni e la creazione di materiali per i meeting individuali. Ho notato che la sua funzionalità basata sull'AI per la creazione di riassunti automatici e note adesive è molto più accurata rispetto ad altri strumenti. Apprezzo inoltre il fatto che consenta una comunicazione spontanea e naturale, grazie all'uso ad esempio dei timbri o delle chat da cursore. In più, stiamo iniziando a usarlo anche per creare siti interni. Ora lo stiamo utilizzando per numerose attività, che spaziano dalla creazione di flussi di lavoro e diagrammi di transizione alla progettazione delle schermate".

Futuri metodi di utilizzo per valorizzare la diversità

Infine, abbiamo chiesto a ciascuno dei nostri intervistati di condividere qualche breve riflessione sulle loro prospettive per il futuro.

Oimo: "Recentemente, stiamo ricevendo sempre più richieste da persone che vogliono usare Dev Mode. Sembra attirare l'attenzione dei colleghi che non si occupano direttamente del design o della progettazione, ma che comunque hanno bisogno di accedervi. I vantaggi in termini di costi sono molto significativi, quindi vogliamo farne buon uso. Inoltre, mentre in passato i nostri strumenti e informazioni erano sparsi e frammentati, l'introduzione di Figma ci ha permesso di unificare tutto, e credo che questo contribuisca ulteriormente alla facilità d'uso. Guardando al futuro, spero che continueremo a trovare modi sempre migliori di utilizzarlo".

sekig: "Ritengo che uno dei principali punti di forza di Figma sia il fatto che la piattaforma possa essere utilizzata anche in modo spontaneo e informale, ma in futuro mi piacerebbe vederla impiegata anche in approcci più logici al design. Pur continuando a usare Figma come uno spazio aperto per la collaborazione, mi piacerebbe che condividessimo sempre di più le nostre risorse e competenze comuni, così da migliorare ulteriormente la qualità del design e l'efficienza del lavoro".

wentz: "Mi riconosco pienamente nella visione di Figma, che considera il design e la progettazione come qualcosa di aperto a tutti, non solo ai designer. Se la funzionalità AI verrà estesa, forse sarà possibile anche generare automaticamente librerie di componenti e modelli. Mi auguro che le sue curate funzionalità di design continuino a evolversi, così da ridurre il tempo speso nelle attività più semplici e poterne dedicare di più all'ideazione".