Aufbau eines dezentralen Prozesses zur Produktentwicklung

Ohne die Zusammenarbeit von Ingenieur*innen, Designer*innen und Produktmanager*innen lässt sich ein Produkt nicht entwickeln.

Das wussten wir auch schon, bevor wir 100+ funktionsübergreifende Produktteams dazu befragt haben, wie sie ihre Zusammenarbeit gestalten.

Was wir allerdings nicht wussten: Warum Zusammenarbeit sich oft so mühsam anfühlt. Und noch wichtiger: Wie wir unsere wertvolle Zeit bestmöglich nutzen und so die stärksten Produkte entwickeln können.

Dabei sind wir auf fünf Verhaltensweisen gestoßen, die für kreativere und produktive kollaborative Sessions sorgen:

• Gemeinsamer Schaffensprozess: Simultanes Arbeiten an derselben Datei mit Ideenaustausch
• Rapport: Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung, auch über die Arbeit hinaus
• Klare Aufgabenverteilung: Kenntnis der an Entscheidungen beteiligten Personen
• Feedback: Kommentierung und Erörterung erledigter Aufgaben zur Verbesserung von Iterationen
• Reflexion: Erörterung effektiver Arbeitsweisen und gegebenenfalls Anpassungen

Ausgehend von diesem Wissen haben wir uns gefragt, wie die Verhaltensweisen im Rahmen von kollaborativen Events konkret gefördert werden können. Es geht nicht nur um die bessere Zusammenarbeit zwischen Menschen. Jede Person soll den Raum bekommen, ihren individuellen Beitrag zu leisten und Herausforderungen offen zu teilen – mit dem Ziel, die besseren Produkte zu entwickeln. Und all das zusätzlich in Remote-Teams, deren Mitglieder manchmal Hunderte von Kilometern voneinander entfernt arbeiten.

Wir haben uns also angesehen, wie verschiedene erfolgreiche Produktteams ihre kollaborativen Sessions gestalten. Wir haben uns mit unseren eigenen internen Methoden befasst. Und wir haben die jüngste wissenschaftliche Fachliteratur darüber ausgewertet, wie Remote-Work zum Erfolg führt.

Was haben wir dabei herausgefunden?

Zunächst einmal haben wir festgestellt, dass Reflexion und eine klare Aufgabenverteilung bei allen Sessions gleichermaßen wichtig sind. Ein gemeinsamer Schaffensprozess, Rapport und Feedback hingegen kamen besonders während spezifischer Aktivitäten zum Tragen. Der gemeinsame Schaffensprozess zum Beispiel war insbesondere während Design-Sprints wichtig, während tägliche Standups der perfekte Rahmen zum Aufbau von Rapport waren.

Dieser Bericht ist ein Leitfaden für die praktische Umsetzung der fünf Verhaltensweisen für die Zusammenarbeit bei Aktivitäten wie Remote Design-Sprints und Brainstorming-Sessions. Du findest hier Dutzende von Ansätzen, mit denen leistungsstarke Produktteams Kreativität durch virtuelle Zusammenarbeit kultivieren und beleben.

Dies ist der erste Teil unserer dreiteiligen Serie. In Teil zwei beleuchten wir, wie du bei Brainstormings besseres Feedback erhältst. Und in Teil 3 zeigen wir dir, wie du Design-Sprints ko-kreativer gestalten kannst.

Kreativität in dezentralen Teams

Wir alle haben viel über die Zusammenarbeit in Online-Meetings gelernt. Wer diese für alle zugänglich, effizient und effektiv gestalten will, kann sich dabei an einer Menge psychologischer und neurowissenschaftlicher Erkenntnisse orientieren.

Aber was bedeutet das für Teams, deren Erfolg von ihrer Fähigkeit zur kreativen Arbeit abhängt?

Bei der Auswertung der Forschungsergebnisse haben wir drei Faktoren für die Remote-Zusammenarbeit gefunden, die den kreativen Output entweder hemmen oder fördern können:

• Zugänglichkeit – Kann jede*r an den kreativen Sessions teilnehmen?
• Kultur – Wird das Team in seiner kreativen Arbeit unterstützt?
• Technologie – Wirkt sich die eingesetzte Technologie negativ auf die Kreativität aus?

So schaffst du Rapport zwischen Team-Mitgliedern, die unterschiedlich denken und arbeiten, damit die Kreativität bei Remote-Sessions nicht im Keim erstickt wird.

Schaffe und fördere Diversität

„Der beste Weg, eine gute Idee zu haben, ist, viele Ideen zu haben.” — Linus Pauling, Träger des Friedensnobelpreises und des Nobelpreises für Chemie [Übersetzung durch Figma]

Einer der wunderbarsten Vorteile der Remote-Arbeit ist, dass Menschen, die zuvor ausgegrenzt wurden, jetzt besser mit einbezogen werden können. Eine Rollstuhlfahrerin kann sich beispielsweise den stapazierenden Arbeitsweg ins physische Büro sparen. Um aber alle Perspektiven deines diversen Teams berücksichtigen zu können, brauchst du einen Schlachtplan für eine barrierefreie Zusammenarbeit für alle.

Jake deHahn zum Beispiel ist ein neurodiverser, gehörloser Designer. Er schrieb kürzlich über die Frustration von hybriden Meetings. deHahn ist bei persönlichen Treffen und Videoanrufen auf Lippenlesen angewiesen. Wenn er remote arbeitet, aber einige Mitglieder seines Teams persönlich anwesend sind, kann er nicht sehen, wer spricht.

Du kannst Videokonferenzen u. a. durch folgende Maßnahmen barrierefreier gestalten:

• Bitte persönlich anwesende Teilnehmer*innen, sich ebenfalls von ihren jeweiligen Laptops zuzuschalten, damit remote-Teilnehmer*innen ihre Mimik lesen können.
• Nutze Chat- und Untertitel-Funktionen (CC).
• Gib die Agenda mündlich bekannt und erkläre, was während der Bildschirmfreigabe gezeigt wird.

Es gibt eine Reihe weiterer Maßnahmen, mit denen du kreative Blockaden in deinem Team lösen kannst.

Biete mehrere Teilnahmemöglichkeiten an

Einige deiner kreativsten Designer*innen stehen vielleicht nicht gern im Mittelpunkt. Projektmanager*innen sind unter Umständen nicht gut mit Design-Software vertraut. Aber Produkte werden besser, wenn sich alle mit einbringen können.

Stell es im Meeting deswegen, sofern möglich, jedem und jeder frei, einen mündlichen Beitrag zu leisten oder Input über Chat oder sogar per Emoji beizusteuern. Anschließend kannst du außerdem Methoden für asynchrone Beiträge einrichten, um neurodiversen Denkern mehr Zeit zu geben.

Teile Recordings von kollaborativen Sessions

Gerade die Reflexion stellte sich in unserer Umfrage als eine enorm hilfreiche Komponente heraus. Mit einer leicht zugänglichen Aufzeichnung der Design-Iteration, der Diskussionen und des Kontexts lässt sich viel einfacher besprechen, was gut gelaufen ist – und was nicht. Das gilt umso mehr für Teammitglieder, die Informationen nicht wie die meisten Menschen aufnehmen oder verarbeiten können.

Ein Recording jeder Session in verschiedenen Formaten hilft allen, das Meeting zu analysieren und Feedback zu geben.. Du kannst dafür ein Video aufnehmen, ein Transkript erstellen und eine Zusammenfassung der Sitzung per E-Mail verschicken.

Als schöner Nebeneffekt können die Dokumente gleichzeitig den Ausgangspunkt für das nächste Arbeitsmeeting bilden und den kreativen Prozess schneller ins Rollen bringen.

Begrüße Vorschläge zur besseren Inklusion

Wie deHahn erklärte, sind nicht alle Behinderungen oder Neurodiversitäten sichtbar. Und einigen deiner Teammitglieder ist es vielleicht unangenehm, über ihre Bedürfnisse zu sprechen.

Diesen Unsicherheiten kannst du entgegenwirken, indem du deinen Einladungen und Agenden eine Erklärung zur Barrierefreiheit hinzufügst und so sicherstellst, dass jede*r gehört wird. Teammitglieder sollten die Möglichkeit haben, anonym zu antworten. Es gibt jedoch auch gute Argumente dafür, Mitarbeiter*innen zu öffentlichen Forderungen zu ermutigen. Denn offen nach dem zu fragen, was benötigt wird, kann Stimata entgegenwirken.

Weitere Informationen zum Thema Barrierefreiheit und Zugänglichkeit

• Paxishilfe der Bundesfachstelle Barrierefreiheit für barrierefreie Webkonferenzen
• Digitale Inklusion: Videokonferenzen barrierefrei gestalten
• Vergleich von Online-Meeting Plattformen der Überwachungsstelle des Bundes für Barrierefreiheit von Informationstechnik

Schaff eine Kultur der Kreativität

Gemeinsame Rituale können den kreativen Prozess ankurbeln und Barrieren zwischen Teamkolleg*innen abbauen, die nicht oft zusammenarbeiten. Mit der Zeit werden Rituale zur Grundlage einer Kultur, die innovative Ideen fördert – ganz gleich, von wem sie kommen.

Als Ritual am Arbeitsplatz gilt jeder Ablauf und jede Aktivität, die regelmäßig praktiziert wird, ein Gemeinschaftsgefühl schafft und einen bestimmten Aspekt der Kultur stärkt. Zum Beispiel beginnen wir unsere Montags-Meetings mit einem Wochenend-Update. Jede*r erzählt kurz von seinem oder ihrem Wochenende.

Rituale eignen sich besonders gut, um den kreativen Prozess zu entkrampfen. Neurowissenschaftler*innen zufolge „fördern Rituale die Unterdrückung von Gedanken – sie schalten den inneren Kritiker aus, dämpfen das Rattern des Gehirns, zentrieren und fokussieren den Geist und verringern die Angst vor der Ausführung komplexer Aufgaben. [...] Wenn die Inspiration ausbleibt, scheint das Ritual eine Abkürzung zum kreativen Fluss zu sein.“

Rituale bieten nicht nur einen einmaligen kreativen Energieschub. Tim Brown, CEO des Design- und Innovationsunternehmens IDEO, sagt, dass sie mit der Zeit eine ganze Teamkultur in Richtung Kreativität bewegen können. „Rituale fördern eine Kultur, die Mitarbeitende zu kreativem Handeln im ganzen Unternehmen befähigt.“ Jedes kleine Ritual, so sagt er, schiebt die Kultur ein Stück weiter in Richtung Kreativität, bis sie intuitiv und automatisch ist.

In den Abschnitten Brainstorming, Sprint und Meetings dieses Leitfadens haben wir mehrere Beispiele für kreativitätsfördernde Rituale für Moderator*innen aufgeführt. Aber als Einstieg kannst du dir schon mal unsere Playlist „How we Jam“ auf YouTube ansehen. Dort erfährst du, wie andere Teams ihre Rituale entwickeln.

Pass dich der Technik an

Um die Zusammenarbeit per Videokonferenz kommen wir nicht mehr umher, insbesondere in Teams, die gemeinsam visuelle Produkte entwickeln. Wir haben aber auch gelernt, dass einige Aspekte digitaler Meetings die Kreativität beeinträchtigen können.

Wenn wir uns zum Beispiel während eines Zoom-Calls im Raum umsehen, sendet das ein negatives soziales Signal. Deswegen neigen wir dazu, unsere Augen auf den Bildschirm zu richten. Dieser eingeschränkte kognitive Fokus macht es viel schwieriger, auf wirklich neue Ideen zu kommen.

Um dein Team zur kreativen Höchstform auflaufen zu lassen, solltest du vielleicht eure Zoom-Etikette ändern. Ermutige dein Team dazu, die Kamera auszuschalten und sich zu bewegen. Vielleicht ist es ja sogar OK, sich von der Kamera wegzubewegen und umzuschauen, während andere sprechen.

Ein weiteres, relativ neues Phänomen namens „Zoom-Fatigue“ (übersetzt so viel wie „Zoom-Erschöpfung“) zehrt an der kreativen Energie. Zoom-Fatigue kann sogar zu Angstzuständen und Burnout führen, wenn sie nicht bekämpft wird.

Eine Studie aus Stanford hat vier Folgen der Zoom-Fatigue und einige Tipps zu ihrer Vermeidung aufgezeigt.

1. Zu viel enger Augenkontakt

In einem Zoom-Meeting hat man das Gefühl, dass man ständig von allen angestarrt wird – egal ob man gerade spricht oder nicht. Dieser ständige, enge Augenkontakt schürt soziale Ängste.

Um die Spannung abzubauen, schalte den Anruf auf Vollbild um und verwende eine externe Tastatur, die du weiter weg platzierst und so das Gefühl vermeidest, alle im Call würden dir viel zu nah kommen.

2. Sich selbst anzustarren, strengt an

Beim Blick in den Spiegel werden wir selbstkritischer. Das stundenlange Anstarren unseres eigenen Spiegelbilds ist nicht nur anstrengend, sondern führt auch zu negativen emotionalen Folgen. Und genau das passiert bei langen gemeinsamen Zoom-Meetings.

Die Lösung? Verwende die Selbstansicht nur, um sicherzustellen, dass du im Bild bist. Dann schaltest du sie aus, lehnst dich zurück und genießt die Session.

3. Wir sitzen fest

Das menschliche Gehirn arbeitet besser, wenn wir uns bewegen. In einer persönlichen oder reinen Audio-Besprechung gibt es die Möglichkeit, aufzustehen, sich zu strecken und umherzuschlendern. Oder zumindest die Position zu wechseln. Bei einem Videochat hingegen hält uns der Kamerarahmen fest.

Starte deine kreativen Gruppen-Meetings deswegen mit einem Bewegungsritual – zum Beispiel mit einer Schauspieler-Übung wie Hände, Arme und Beine ausschütteln. Ermunter dann dein Team, sich weiter von der Kamera entfernt hinzusetzen, damit alle Platz haben, um sich zu bewegen, zu strecken und auf einem Block zu kritzeln. Normalisiere die Bewegung in Meetings.

4. Nonverbale Signale fehlen

Ungefähr die Hälfte unserer Kommunikation ist nonverbal. Wenn wir uns per Videositzung treffen, geht ein Großteil dieser Kommunikation verloren, und einiges davon wird verändert; wir nicken übertrieben mit dem Kopf und zeigen bei Zoom energisch den Daumen nach oben, was im echten Leben komisch wäre. Was wir normalerweise unterbewusst verarbeiten würden, muss erst einmal bewusst wahrgenommen werden.

Die Stanford-Studie besagt, dass die zusätzliche kognitive Belastung durch 100%ige „nur Audio“-Pausen verringert werden kann. Das bedeutet nicht nur, die Kamera auszuschalten, sondern auch den Blick vom Bildschirm abzuwenden. Auf diese Weise wird man „für ein paar Minuten nicht mit Gesten erdrückt, die zwar wahrnehmbar real sind, aber sozial bedeutungslos.“

Du hast gerade den ersten Teil unserer dreiteiligen Serie gelesen. In Teil zwei beleuchten wir, wie du bei Brainstormings besseres Feedback erhältst. Und in Teil 3 zeigen wir dir, wie du Design-Sprints ko-kreativer gestalten kannst.