Em boa companhia: Como as agências estão transformando a colaboração com clientes

O contexto das agências de Design e do trabalho freelance passou por mudanças dramáticas nas últimas duas décadas. Não só o trabalho remoto criou equipes mais dispersas, mas as agências de boutique surgiram para desafiar os gigantes que antes dominavam o espaço. A atitude de que o design é um processo opaco desapareceu; em vez disso, agências e clientes permanecem em estreita colaboração, co-criando um fluxo de trabalho sob medida para cada projeto. Dentro das agências, as funções também estão se desfocando. "Agora, mais do que nunca, você precisa ter conhecimento em tudo", diz Judson Collier, cofundador da Design Business Company. "O generalismo está de volta."

Navegar pelo processo criativo através de fusos horários e equipes diferentes significa manter uma comunicação aberta, criar espaço para diferentes pontos de vista e aproveitar as ferramentas que aceleram o trabalho. Conversamos com uma variedade de agências e freelancers para aprender como eles geram, sintetizam e enviam ideias com o Figma—e como trabalham efetivamente com clientes em cada etapa do caminho.

Como a Human e a Jimini Health se alinharam em uma ousada direção de marca

Quando Rachael Yaeger e Michael Ray fundaram o estúdio digital Human em 2013, era incomum uma equipe crescer ou reduzir conforme a demanda dos clientes; hoje, isso está se tornando a norma. A Human, que oscila entre 6 e 10 funcionários, prefere essa estrutura porque permite que a equipe trabalhe intimamente com os clientes, enfatiza o ofício de designers e desenvolvedores e reduz o atrito que pode ocorrer quando equipes internas e de agências são fragmentadas. “Nós nos posicionamos neste ponto ideal com a agilidade e a expertise de um freelancer, mas com a coesão, experiência e segurança de uma grande agência”, diz Rachael.

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O sistema de branding da Jimini evoca o espectro da emoção humana.

A Human criou uma paleta de cores robusta e compatível com ADA para a Jimini.

Fotografia de Molly Matalon cria uma identidade visual forte…

…que permanece consistente nas redes sociais, na web e no app.

Os clientes também querem trabalhar mais de perto com as agências que contratam. "Camadas tradicionais de gestão estão se tornando cada vez menos frequentes", diz Rachael, que nota que os clientes estão mais confortáveis em integrar parceiros externos em suas equipes. Comparado a uma década atrás, os clientes também têm uma maior aptidão para design e fluência em ferramentas de design. "O Figma reflete a fluidez do setor atualmente", ela diz. "Não somos mais ternos em uma sala de reuniões com PDFs impressos." Além disso, a mudança para o trabalho remoto levou a interações menos formais e mais frequentes. "Enviamos um link do Figma para um cliente, e eles deixam alguns comentários no final do dia, e continuamos a desenvolver", diz Rachael. "A dinâmica é mais amigável agora. É menos 'a agência é Deus e sabe tudo'."

Essa maneira fluida de trabalhar foi crítica quando a Human criou uma nova identidade visual e website para a Jimini Health, uma empresa de IA para saúde mental. Enquanto estavam em modo sprint, ambas as equipes tiveram conversas fundamentais sobre o que a marca deveria incorporar. A Human usou o Figma Slides—escolhido por ser fácil para não-designers entrarem—para organizar ideias, pesquisas e mood boards que a Jimini poderia comentar. Isso resultou em uma aprovação na direção da marca em cerca de duas semanas. A identidade usa um amplo espectro de cores como metáfora para a experiência humana—os clientes nem sempre são tão receptivos à variedade, mas trabalhar em sincronia os ajudou a alinhar. “Eles foram capazes de ser decisivos”, diz Rachael. A Human completou o restante do trabalho de design em cerca de quatro semanas—um ritmo que só foi possível porque havia confiança mútua, comunicação constante e transparência durante todo o processo.

O Figma também ajuda a Human a transferir a propriedade de um projeto de forma suave. Quando a Jimini começou a aplicar o manual da marca ao seu app, por exemplo, a equipe pôde rapidamente obter feedback se os elementos de UI seguiam as diretrizes da marca através de comentários. "O Figma oferece a todos acesso uns aos outros de uma forma realmente fácil", diz Rachael.

Como a PORTO ROCHA criou uma identidade escalável para a VEEPS

Para a PORTO ROCHA, uma agência de 32 pessoas cujas equipes de estratégia, design, movimento e interatividade se espalham pelo mundo, ser adaptável é fundamental para se destacar em um mercado focado em design. Seus clientes nos setores de tecnologia, moda, finanças e cultura variam de galerias de arte como Kunsthalle Basel a nomes conhecidos como a Google. Trabalhar em uma variedade de setores, escalas e mídias alimenta a criatividade da agência. "Isso nos permite manter a curiosidade, mudar nossa abordagem entre essas indústrias e tomar decisões enraizadas no contexto", diz Gabriela Carnabuci, Diretora Adjunta de Design na PORTO ROCHA.

Nos últimos cinco anos, a PORTO ROCHA incorporou o Figma em cada etapa de seu fluxo de trabalho, desde a ideação e concepção inicial, até o design e a entrega final. "É uma ferramenta que parece viva", diz Gabriela, e tornou-se essencial para praticamente todas as equipes, não apenas de design. A equipe de estratégia, por exemplo, usa o FigJam para hospedar workshops remotos com clientes e reunir pesquisa e dados em um só lugar, o que ajuda a esclarecer a narrativa. Arquivos internos permitem que a PORTO ROCHA crie livremente, e arquivos externos mantêm a agência em comunicação com o cliente enquanto contêm alguma da desordem inerente ao processo de design.

A colaboração estreita prepara os clientes para o sucesso mesmo após a conclusão do projeto. Foi o caso quando a PORTO ROCHA redesenhou a marca e o produto para a VEEPS. Como a plataforma oficial de transmissão ao vivo para eventos da Live Nation e Ticketmaster, a VEEPS alcançou milhões de visualizadores com shows de alguns dos maiores nomes da música. O desafio era criar uma identidade visual forte para a plataforma, permitindo momentos para os artistas brilharem.

"Encontrar esse equilíbrio significou construir uma experiência coesa, mas flexível, em desktop, mobile, TV e redes sociais", diz Marcos Rodrigues, Diretor de Design Interativo na PORTO ROCHA. "Foi sobre testar todas as possibilidades e formatos sob pressão." Trabalhar com o Figma desempenhou um papel significativo em garantir que os designs fossem traduzidos em cada superfície – especialmente quando se tratava de incorporar vídeo, gráficos em movimento e conteúdo ao vivo. Para ajudar a equipe VEEPS a adaptar a identidade após a entrega, os designers construíram uma extensa biblioteca de componentes e usaram plugins como Stark para garantir que todos os Designs respeitassem os parâmetros de acessibilidade.

"Nosso processo explorou a criação de um sistema icônico, mas utilitário que equilibrava personalidade de marca e necessidades funcionais", diz Gabriela. "Porque o cliente precisava de um sistema flexível, nossa abordagem foi imbuir cada elemento da marca—do logotipo à tipografia e cor—com personalidade, permitindo que os artistas e suas próprias expressões de marca tivessem destaque." Desde o lançamento da nova identidade, o engajamento com a VEEPS mais do que triplicou, e seu seguimento social cresceu 50%, contribuindo para o lugar da VEEPS como líder do setor.

Como a Design Business Company se conectou à loja do GitHub

Stewart Scott-Curran, Judson Collier e Jordan Egstad fundaram a Design Business Company (DBCo) com a intenção de deixar para trás a abordagem de tamanho único do antigo trabalho de agência. Stewart, que já trabalhou na Nike, Coca-Cola e CNN, lembra que ele "sempre desejou um relacionamento que parecia que a agência nos entendia mais, ou tinha mais curiosidade sobre quem éramos."

A DBCo entende que quanto mais envolvidos e práticos os clientes estiverem, mais forte e emocionante será o resultado. Em vez de integrar um cliente e depois retornar meses depois com uma grande revelação, a DBCo mantém o trabalho transparente e colaborativo. "Tentamos evitar o efeito 'mágico de tirar o coelho da cartola'", diz Stewart. Desde o primeiro dia, a DBCo compartilha seus arquivos Figma com os clientes e os incentiva a deixar comentários ou notas adesivas, o que ajuda a equipe a corrigir o curso mais cedo e a reduzir a necessidade de apresentações formais. “Podemos compartilhar ideias mais rapidamente e colaborar de forma mais livre, o que, por sua vez, faz com que todo o processo criativo pareça menos precioso”, diz Jordan.

Esta é uma grande mudança de atitude em relação a alguns anos atrás. “Eu me lembro de colegas dizendo: 'Eu nunca quero alguém olhando por cima do meu ombro enquanto estou desenhando. Isso me apavora'”, diz Judson. “Agora, estamos do outro lado disso.”

Ter o GitHub dentro do arquivo, por exemplo, levou a DBCo. a expandir em grande escala ao reinventar a loja online da plataforma do desenvolvedor, o que envolveu um novo site, mercadorias e embalagens, e fotografia de produtos—tudo projetado no Figma. "O que é realmente ótimo sobre a ferramenta é que você pode ver em um único local como a marca pode se expandir e se aplicar a todas essas diferentes superfícies ao mesmo tempo", diz Jordan. Para conquistar os desenvolvedores, a DBCo. desenhou interações criativas no site, como animações de texto que imitam linhas de código, e códigos promocionais que parecem se decifrar sozinhos. O protótipo no Figma ajudou a representar realisticamente esses elementos—e dar vida a outros experimentos que normalmente exigiriam recursos significativos de desenvolvedores, como um Easter egg que usa o código Konami para transformar fotografias em imagens ASCII.

Embora o fluxo de trabalho varie de acordo com o cliente e o projeto, há uma constante em todos os projetos da DBCo: A equipe começa com o Construct, um design system interno criado usando variáveis do Figma. O sistema fundamental possui quatro coleções diferentes que podem autopreencher arquivos com os valores corretos, reduzindo um dia e meio de trabalho para apenas 30 minutos. “Nós podemos acelerar todo o trabalho braçal,” diz Jordan. “Levou tempo para encontrar o ponto ideal entre ter sistema suficiente para ser útil e ter muitas restrições, mas encontramos um bom equilíbrio.”

Como a ChaChaanTeng! construiu módulos flexíveis para a Eastern Margins

Assim como outras agências, o estúdio baseado em Londres ChaChaanTeng! experimentou muitas mudanças desde seu início há quatro anos. Não só a mudança para o Figma permitiu que a equipe guiasse os clientes através dos Designs no arquivo, em vez de por apresentações formais, mas também ajudou a "gamificar o processo de trabalho," diz o fundador Wei Prior, através de jogos reais, cenários divertidos na tela de trabalho e desenhos. Como todos os membros do pequeno estúdio podem ver no que os outros estão trabalhando, eles podem gerar narrativas para os projetos mais rapidamente. "Trabalhamos de forma tão colaborativa", diz Wei. "Como uma plataforma, o Figma nos permite trabalhar em um grande grupo de projetos com facilidade e é fundamental para o nosso crescimento."

A plataforma ajudou a ChaChaanTeng! a assumir mais clientes, incluindo internacionais como a Eastern Margins, uma gravadora do Reino Unido que promove artistas alternativos na Ásia. Eles começaram a colaborar há dois anos em uma nova identidade visual: uma mistura tumultuada de cores neon, símbolos, ilustrações e vídeo que totalizam mais de 100 camadas no total. Wei chama o trabalho de "uma abordagem modular para a loucura", que faz referência e aumenta a densidade e a cacofonia encontradas em megacidades como Hong Kong, Tóquio e Manila, onde os artistas da Eastern Margins estão baseados.

Quando Wei apresentou esses conceitos ao fundador da Eastern Margins, David Zhou, ele demonstrou como construiu os visuais uma camada de cada vez. David gostou tanto de ver isso que as equipes decidiram integrar movimento na identidade para ressaltar a natureza dinâmica do sistema. "Gostamos de coisas que são inesperadas, quando as coisas ficam distorcidas, e quando produzimos mutações", diz David. "Porque trabalhamos no Figma, esses acidentes felizes ou coisas inesperadas surgem de forma muito mais natural."

Por causa da natureza da indústria musical, a ChaChaanTeng! costuma entregar arquivos que estão 95% prontos, permitindo que designers da Eastern Margins, por exemplo, ajustem a ordem e o tamanho dos nomes dos artistas em um pôster. “Esse é o tipo de coisa que gerentes e agentes podem ser demitidos se errarem”, diz David. Essas variáveis podem mudar poucas horas antes de um evento ser agendado, então a Eastern Margins precisa ser capaz de ajustar os designs no último minuto sem depender de uma agência em um fuso horário diferente. “O Figma facilita para alguém que não é designer gráfico, mas tem um entendimento rudimentar de design, mudar o tamanho da fonte ou a ordem, e isso nos salvou de grandes dores de cabeça”, diz David.

Como o designer Kevin Twohy iterou no app de parentalidade da Good Inside

Kevin Twohy, Fundador e Diretor da Twohy Design Works, estrutura seu trabalho para ser o mais ágil possível. Dependendo do cliente e do projeto, ele às vezes faz uma incorporação em uma equipe, operando mais como um funcionário, ou funciona como um pequeno estúdio, contratando especialistas conforme necessário. “Estamos nesta era do superindivíduo”, diz Kevin. “Com a nova tecnologia, existe a habilidade de uma única pessoa dirigir criativamente um escopo maior de trabalho.” Também se adequa à maneira como Kevin gosta de trabalhar - isto é, construir relações um a um com seus clientes, estar próximo do próprio trabalho e seguir o que é criativamente interessante.

Nos últimos dois anos, Kevin tem colaborado com a Good Inside, um recurso online para pais fundado pela psicóloga clínica Dra. Becky Kennedy. A partir de discussões e pesquisas iniciais, ficou claro que os pais precisavam de assistência imediata durante momentos estressantes, o que levou Kevin e a equipe a focar em um app de coaching personalizado para ajudar os pais a guiar seus filhos em caso de birras, resistência para dormir e outras situações.

O desafio de design foi “não apenas projetar a interface ou o conteúdo”, explica Kevin, “mas o mapa que mostra a jornada que um pai percorre, e os planos de conteúdo associados a ela.” Encontrar a sequência e densidade certas para roteiros e instruções para os pais – que envolvem texto, áudio, vídeo e imagens – foi crucial. Kevin e a equipe do Good Inside usaram FigJam para definir o que um pai precisaria saber e o Figma para organizar esse conteúdo em wireframes de baixa fidelidade, e depois criar protótipos de alta fidelidade para testes de usuário. Isso criou ciclos de iteração apertados que lhes permitiram refinar rapidamente o conteúdo, os contêineres e a interface.

Aperfeiçoar a arquitetura da informação foi essencial para o Good Inside construir um relacionamento de longo prazo com seus assinantes do app. "Você não pode simplesmente criar algo que funcione por uma semana ou 30 dias em um teste de usuário", diz Kevin. "Não é o suficiente ouvir um usuário dizer: 'Oh, é ótimo. Isso me faz sentir X.' Você tem que testá-lo de verdade." A Beta durou um mês ou mais, informando múltiplas iterações com base no que a equipe aprendeu — por exemplo, o app tem uma experiência de onboarding leve para evitar sobrecarregar os pais com informações irrelevantes em um momento de tensão. Isso ajudou o app Good Inside a ganhar uma classificação de 4,9 estrelas.

"Os pais—os clientes—são pessoas reais no mundo real, e precisam de ajuda com um problema," diz Kevin. "Eles não acordaram dizendo: 'Eu quero um app.' É sobre ter as coisas certas que realmente ajudam, e entregá-las da maneira correta."

Agências e freelancers precisam de ferramentas ágeis que tragam as pessoas certas para um projeto—às vezes com pouco aviso prévio—e trabalhem de forma mais próxima com os clientes. Agências menores estão fazendo apostas maiores, projetando em múltiplas superfícies—de sites a apps, passando por materiais impressos e produtos físicos—tudo dentro do escopo de um único projeto. Nesse contexto, o Figma ajuda as equipes a construir confiança, refinar ideias e se comunicar de perto, o que resulta em soluções excepcionais. Saiba mais sobre como as equipes estão usando o Figma e entre em contato para uma demonstração.