Gemeinsamer Schaffensprozess bei Design-Sprints

Dies ist der letzte Teil unserer dreiteiligen Serie. In Teil eins erfährst du, wie du die Kreativität in Remote-Teams steigerst. Und in Teil zwei beleuchten wir, wie du bei Brainstormings besseres Feedback erhältst.

Design-Sprints sind in der Regel fünftägige Konzeptions-, Entwicklungs- und Testphasen, in denen abstrakte Probleme schnell in testbare Lösungen übersetzt werden.

Wenn du schonmal an einem Design-Sprint teilgenommen hast, weißt du, wie inspirierend das sein kann. Mit vielen klugen Köpfen an einem Thema zu tüfteln ist mit das Beste an der Produktentwicklung.

Aber durch die Arbeit aus dem Homeoffice hat sich die Atmosphäre bei Sprints verändert. Statt gemeinsam zu arbeiten, arbeiten wir oft nur noch gleichzeitig. Wir kämpfen mit Ablenkungen und arbeiten oft mit getrennten Dateien anstatt auf einer gemeinsamen Plattform.

Der gemeinsame Schaffensprozess ist wichtig für die Zusammenarbeit. Wir haben uns also gefragt, wo Remote-Sprints die Co-Creation auf natürliche Weise fördern, wo sie sie erschweren und wie Moderator*innen dafür sorgen können, dass alle Zugang zur selben Umgebung haben.

Vorteile und Herausforderungen eines Remote-Design-Sprints

Bei einem Design-Sprint müssen alle zusammenarbeiten. Und genau deswegen bringen Remote-Sprints einige besondere Herausforderungen mit sich. Aber sobald die Beschränkungen der fehlenden geographischen Nähe beseitigt sind, zeigen sich die Vorteile virtueller Sprints. Sie bieten mitunter eine Flexibilität, die bei persönlichen Sessions nicht gegeben ist.

👍 Mehr Flexibilität

Für Remote-Sprints müssen keine Dienstreisen geplant werden. Du kannst also mehr Menschen mit unterschiedlicher Expertise mit einbeziehen, ohne dass Kosten oder Komplexität aus dem Ruder laufen. Das gilt auch für die Teilnehmer*innen von „Lightning Talks“.

Außerdem kannst du im Rahmen von Remote-Sprints Aktivitäten planen, die offline oder an ungewöhnlichen Tagen stattfinden. Du kannst zum Beispiel einen Sprint von Mittwoch bis Dienstag organisieren, weil die Notwendigkeit für eine Anreise (die das Wochenende mit einschließen würde) wegfällt. Und da einige Aktivitäten offline stattfinden können, lassen sich auch unterschiedliche Zeitzonen leicht navigieren.

👎 Erlernen neuer Tools

Jede*r weiß, wie man einen Klebezettel bemalt. Aber nicht alle sind mit digitalen Whiteboards und anderen Online-Tools zur Zusammenarbeit vertraut. Das zeigt sich besonders, wenn visuelle Designer*innen, analytische Ingenieur*innen und nicht-technische Vertriebler*innen in einem Team zusammenfinden sollen. Dann musst du dafür sorgen, dass jede*r Zugang zu relevanten Tools hat – und diese auch versteht.

👍 Der ewig offene Raum für Sprints

Ein Konferenzraum muss irgendwann für die nächste Gruppe geräumt werden. Online-Räume nicht. Alle Post-its, Entwürfe und sonstige Artefakte – und der dazugehörige Kontext – werden gespeichert und stehen für zukünftige Iterationen bereit. So haben alle Beteiligten mehr Zeit, mit denselben Assets zu arbeiten.

👎 Mehr potenzielle Ablenkungen

Kinder, Haustiere und der Rasenmäher des Nachbarn können den kreativen Fluss stören. Deswegen ist es wichtig, alle im Umgang mit diesen Ablenkungen zu unterstützen – beispielsweise durch häufige Pausen und Offline-Arbeitszeiten.

Tipps für die Leitung von Remote-Design-Sprints

Es ist nicht ganz einfach, die kollaborative Atmosphäre eines persönlich stattfindenden Sprints in einem Zoom-Raum nachzuahmen.

Auf der Config 2022 zeigten zwei Designer von MHP – einem Porsche-Unternehmen – wie sie diese Aufgabe angingen. Marcel Tobien und Niclas Bauermeister entwickelten in FigJam einen digitalen Workshop. Der Online-Raum war einem echten Büro nachempfunden, inkl. Sofas, Whiteboards und einem Empfangsraum. Das Duo fügte Spiele und Aktivitäten sowie einen Bereich für Kaffeepausen hinzu, um die Mitarbeiter*innen zum Gespräch einzuladen.

Auch wenn du nicht die Kapazität hast, deinen eigenen Sprint-Raum aus Pixeln zusammenzuschustern, gibt es viele Wege und Möglichkeiten, die dezentrale Co-Kreation für dein Team zu erleichtern.

1. Vorbereitung

Agenda aufstellen: Je vollständiger die Agenda ist, desto besser. Es sollten Zeitzonen berücksichtigt werden,  asynchrone Aktivitäten gekennzeichnet sein und Zeitfenster für unvorhergesehene Probleme eingeplant werden.

Zudem solltest du Pausen für körperliche Bewegung, für kamerafreie Zeit und für Telefon-Checks freihalten, damit dein Team nicht multitasken muss. Klar definierte Rollen sorgen dafür, dass jede*r die Ansprechpartner für unterschiedliche Probelem und Fragen kennt.

Arbeitsbereich einrichten: Je besser dein Arbeitsbereich vorbereitet ist, desto schneller kannst du während der Session mit dem Sprinten beginnen. Mit der All-inclusive-Vorlage von Spotify kannst du deinen Arbeitsbereich noch schneller einrichten. Sie enthält eine Agenda, Insights-Artefakte, Folien für den Lightning Talk und vieles mehr.

Mini-Sprint zum Üben veranstalten: Sprint-Zeit ist kostbar. Du willst nicht erst Stunden darauf warten, dass alle sich anmelden und mit den Tools vertraut machen. Wenn möglich, kannst du in der Woche vor dem Sprint einen Mini-Sprint einplanen. Gib deinem Team eine Aufgabe, die Spaß macht, und bei der die Mitarbeiter*innen die Tools kennenlernen können. So werden alle Anmeldeprobleme und technischen Fragen schon im Vorfeld geklärt.

Gutscheine für einen Lieferservice verschicken: Die obligatorische Schnittchenplatte auf dem Konferenztisch muss bei Remote-Sprints leider ausfallen. Stattdessen kannst du deinem Team das Mittagessen per Lieferservice ausgeben, damit alle sich voll und ganz auf den Sprint konzentrieren können.

Playlist für kreative Arbeit aussuchen: Die Bedeutung von Musik während kollaborativer, kreativer Arbeit haben wir bereits besprochen. Weil Sprints aus vielen Mini-Sessions bestehen, kannst du eine Sammlung an passender Musik spielen – etwas Energiegeladenes für die Ideenfindung und etwas Meditatives für die Designzeit.

2. Durchführung des Sprints

Überkommunizieren: Nonverbale Signale fehlen bei der Remote-Zusammenarbeit weitestgehend. Es lässt sich nicht so leicht feststellen, wann sich eine Session ihrem Ende neigt, oder ob gerade jemand an einer Aufgabe verzweifelt. Überkommunikation – wie die Ankündigung jeder neuen Startzeit auf Slack – kann helfen.

Sessions mit Eisbrechern beginnen: Wir legen deshalb einen so großen Wert auf Rituale, weil sie wahnsinnig wichtig für Zusammenhalt und Kreativität in einem Team sind. Das Designteam bei Stripe beginnt seine Sprint-Sessions mit einer „Montagsmaler“-Abwandlung. Jede*r in der Gruppe skizziert seine oder ihre morgendliche Kaffeebestellung. Wir lieben die Idee, die so einfach ist, dass auch Nicht-Designer*innen mitmachen können.

Eine „Link-Schatzkiste“ erstellen: Noch eine clevere Strategie von Stripe: Richte einen Platz für Links zu allen Dokumenten, Schriftsätzen und Decks innerhalb des Arbeitsbereichs ein, auf die während des Sprints Bezug genommen wird. Auf diese „Schatzkiste“, wie Stripe sie nennt, haben während und nach dem Sprint alle Zugriff.

Kreative Arbeit asynchron ausrichten: Zoom-Calls sind gut für die Produktivität, aber teilweise schlechter für die Kreativität. Zieh also in Betract, das Skizzieren und die Arbeit an Design-Iterationen offline zu nehmen. Die Ergebnisse können in einer synchronisierten Co-Kreation-Session zusammengeführt, abgestimmt und kommentiert werden.

3. Nach der Session

Den Kontext festhalten: Der Weg ist das Ziel. All die Diskussionen, Anmerkungen und sogar Meinungsverschiedenheiten sind Gold wert für zukünftige Ideenfindung und Iteration. Heb sie in deiner Sprint-Datei auf und hol sie beim nächsten Brainstorming wieder hervor.

Strukturierte „Shareouts“ senden: Menschen außerhalb des Sprint-Teams müssen eure Ergebnisse nachvollziehen können. Und du willst ihr Feedback. Spotify erstellt nach einem Sprint ein strukturiertes „Shareout“, das einem breiten Publikum die Möglichkeit gibt, über Sprints zu diskutieren. So wird das Ganze aufgeteilt:

• Geführter Review der Sprint-Aktivitäten und des Prototyps mit verschiedenen Stakeholder-Teams (jeweils 1 Stunde)
• Offener Zugang zum Figma-Prototyp für Kommentare (3-4 Tage
• „Sprechstunde“ des Designteams für weitere Fragen und Diskussionen des Teams (1 Stunde)

Eine Sprint-Retrospektive abhalten

Remote-Sprints sind für die meisten Produktteams neu. Mit einer Retrospektive des Prozesses kannst du herausarbeiten, was gut läuft – und wo es noch ein wenig Feinschliff braucht. Diese Retrospektiven können sowohl als Echtzeit-Meeting als auch als asynchrone Aktivität stattfinden, um das maximale Feedback einzuholen. Hier findest du eine Vorlage für eine Retrospektive, die dir den Einstieg erleichtert.

Vorlagen für Remote-Design-Sprints

Es gibt zahlreiche „Workspace“-Vorlagen für Design-Sprints. Diese hier finden wir besonders nützlich:

Spotify: Eine umfassende Vorlage für einen klassischen Sprint – in virtueller Form.

Ironclad: Eine Vorlage mit Schwerpunkt auf Kleingruppenarbeit und selbständigem Arbeiten, insbesondere für Remote-Teams.

LB Studio: Eine viertägige Sprint-Vorlage für Remote-Teams mit einem Eisbrecher und integriertem Zeitmesser.

Aufbau persönlicher Beziehungen durch Online-Meetings

Ein modernes Designteam besteht aus leidenschaftlichen Menschen mit unterschiedlichsten Hintergründen, die ein Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln sehen. Ingenieur*innen müssen wissen, dass ein neues Design nicht die Arbeit der letzten drei Jahre zerschießt. Designer*innen wollen ein funktionales Ergebnis, das Kund*innen begeistert. Und Projektmanager*innen sind dafür verantwortlich, dass Aufgaben fließend aneinander anschließen.

Design wird kohärenter, wenn die Beteiligten sich über ihre Rolle bei der Arbeit hinaus kennenlernen. So ersetzt Einfühlungsvermögen Sturheit, und Konfrontation wird zu Zusammenhalt.

Remote gehen viele Möglichkeiten zum zwanglosen Austausch mit Kolleg*innen verloren. Es gibt keinen Plausch am Kaffeeautomaten mehr, keinen Pausenraum, kein gemeinsames Mittagessen im nahegelegenen Restaurant. Oft lernen wir Menschen erst am ersten Tag eines Sprints kennen.

Aber wir treffen uns nach wie vor zu täglichen Standups und um Designs zu diskutieren. Und diese regelmäßigen Treffen können um eine persönliche Ebene ergänzt werden.

Tipps für Remote-Standups, Reviews und Retrospektiven

Wir konnten einige der besten Kreativteams, darunter auch unser eigenes ;) , aus nächster Nähe dabei beobachten, wie sie unterhaltsame, kollaborative Meetings abhalten und dabei den persönlichen Austausch fördern.

Hier ein Überblick über die Methoden der Profis zur Leitung von drei Arten von Design-Team-Meetings.

Tägliches/wöchentliches Standup

Standup-Meetings sind kurze Einblicke in die eigene Arbeit. Während eines Standups beantwortet jedes Teammitglied drei Fragen.

• Was hast du gestern gemacht?
• Was machst du heute?
• Was sind deine Blocker?

Unsere Projektmanager*innen verwenden eine Whiteboard-Vorlage wie diese, um Standups visueller zu gestalten. Sie enthält einen Rahmen für jede Frage und vorgefertigte Post-its für jedes Teammitglied.

Standups eignen sich außerdem super für schnelles Team-Building durch Rituale. Wir sind Fans der Wochenend-Highlights. Damit kann sich ein Team, das sich nur selten persönlich sieht, trotzdem gut kennenlernen, bevor die eigentliche Arbeit losgeht.

Diese Treffen sollen kurz und bündig sein, führen aber unweigerlich zu Folgegesprächen (jedenfalls in engagierten Teams). Füge deiner Vorlage also vielleicht einen Slot für Offline-Diskussionen wie diese hinzu.

Dein Team arbeitet in verschiedenen Zeitzonen? Kein Problem! Bitte einfach jede*n, ein Loom-Video aufzunehmen. Füge die Videos aneinander, damit sich das Team alle ansehen kann.

Und wie gut ist es eigentlich, dass dank der Digitalisierung jedes Meeting automatisch für spätere Reflektionen aufgezeichnet und gespeichert werden kann? Leute können jederzeit einsteigen und du kannst den Mikrofortschritt bei Makroprojekten sehen.

Design-Reviews

Design-Reviews bieten die Chance, die Zusammenarbeit zwischen talentierten Kolleg*innen zu verbessern. Die Teammitglieder erhalten durch die Überprüfung von Designs und Workflows gegenseitiges Feedback. Mit Reviews können Blocker gelöst, die Kontinuität aufrechterhalten und neue Designs auf den Weg gebracht werden.

Unser Chief Product Officer, Yuhki Yamashita, stellte kürzlich ein gemeinsames Format für Reviews bei Figma vor:

• ~10-15 Minuten Präsentation
• ~ ca. 5 Minuten für Rückfragen
• ~ 5 Minuten stilles Schreiben und Kommentieren der Datei

Er zeigte, wie wir Spotlight in FigJam verwenden, um den gemeinsamen Schaffensprozess zu vereinfachen. Teilnehmer*innen können einen Entwurf kommentieren, während jemand ihn präsentiert. Dieses Format bietet „mehrere Einstiegspunkte“ für maximales Feedback.

Das Team von Overflow hat auf der Grundlage seiner eigenen Erfahrung einen Leitfaden für Design-Review-Meetings erstellt. Er enthält viele hilfreiche Handlungsempfehlungen sowohl für die Vortragenden als auch für die Anwesenden.

Du kannst Reviews auch nutzen, um Beziehungen zu Personen aufzubauen, die nicht dem typischen Designteam angehören. Wir laden oft Beobachter*innen aus dem gesamten Unternehmen ein, damit sie einen Blick hinter den Vorhang werfen und lernen können, wie unsere Produkte entwickelt werden. Dadurch kommt viel neues Feedback zusammen. Beobachter*innen erfahren außerdem, wie neue Produkte in ihren Arbeitsalltag passen könnten.

Design-Reviews sind ein wichtiges Ritual im Entwicklungsprozess… und Fehler sind weniger offensichtlich, wenn diese online stattfinden. Daher ist es eine gute Idee, gelegentlich einen „Review-Review“ durchzuführen und zu prüfen, ob du nützliches Feedback bekommst.

Design-Retrospektiven

Bei Retrospektiven wird über den Design-Sprint-Prozess, die zu lösenden Probleme und mögliche Lösungsansätze nachgedacht.

Die Grundlage für Design-Retrospektiven bilden drei Fragen:

• Was sollten wir beibehalten?
• Womit sollten wir aufhören?
• Womit sollten wir anfangen?

So kannst du mit Remote-Retrospektiven beginnen: Erstelle einen Arbeitsbereich mit Abschnitten (oder „Frames“ in der Figma-Sprache) für jede der Fragen. Füge dann bunte Haftnotizen hinzu, damit die Teilnehmer*innen Kommentare hinzufügen können. Fordere alle auf, mit „+1“ für Vorschläge abzustimmen. Du kannst mit dieser Vorlage beginnen.

Mit einem Timer auf der Pinnwand geht es schneller voran. Und mit Emojis kann ein breiteres Spektrum an Feedback abgegeben werden als ein einfaches „+1“. Lass dein Team gemeinsam Ideen und Probleme nach Themen oder Ursachen gruppieren.

Indem du den Arbeitsbereich nach dem Meeting offen lässt, kannst du nachträgliche Aha-Erlebnisse und Feedback einholen. Plane dann ein Folgetreffen, um die Gewinner zu präsentieren und nächste Schritte zu erläutern. Das alles kannst du auch asynchron mit einem Loom-Video abwickeln.

Du kannst Retros spielerisch gestalten, um vor und während des Meetings die persönliche Komponente zu stärken. Lass die Teilnehmer*innen den Sprint beispielsweise mit einem Film- oder Serientitel, einem*r Superheld*in oder einer Automarke beschreiben. Wenn es der „Chevy Nova“ (spanisch für „no go“) wird, hast du vielleicht noch etwas Arbeit vor dir. Oder lass dein Team einen „Brief an die Zukunft“ schreiben, in dem die Leute vorhersehen, wie zukünftige Sprints aussehen werden.

Eintönigkeit ist der Feind der Kreativität. Bring Abwechslung in deine Retrospektiven, indem du verschiedene Formate ausprobierst.

Bei der 4L-Retrospektive beispielsweise werden vier Spalten verwendet – geliebt, gelernt, vermisst, ersehnt („liked, learned, lacked, longed for“) – um sowohl positives als auch negatives Feedback zu sammeln.

Diese „Stop/Start/Weiter“-Retrospektiv-Vorlage hat ein originelles Wetterthema.

Mit der „Segelboot“-Retrospektive lässt sich ein aktueller Design-Sprint visualisieren. Vier Symbole stehen für Elemente des Sprints.

• Insel: Ziel
• Felsen: Risiken
• Anker: Hindernisse
• Wind: Treiber

Leg Haftnotizen mit Namen oder Farbcodes an und lass sie vom Team für jede Kategorie ausfüllen.

Ausliefern, testen, iterieren: Remote-Zusammenarbeit ist „Work in Progress“

In den Worten von Figma CPO Yuhki Yamashita: „Heute ist jedes digitale Produkt Work in Progress. Und das hat unsere Art zu designen verändert. Unsere Arbeit fühlt sich nie fertig an, weil sie es nie ist. ... Das ist die chaotische Realität moderner Produktdesigns und der Entwicklung.“

Es liegt in unserer DNA als Produktentwickler*innen, „zu liefern, zu testen und zu iterieren“. Die gleichen Grundsätze gelten für Entwicklungen in der Remote-Zusammenarbeit. Nicht jeder Ansatz wird funktionieren. Manches ist eine Zeit lang ok und wird dann abgelöst, weil dein Team und seine Ziele sich weiterentwickeln.

Wichtig ist: Du bist mit dem Thema nicht allein. Hunderte kreativer Menschen und Meeting-Moderator*innen haben Vorlagen entwickelt und getestet, mit denen du die Zusammenarbeit in deinem Team inklusiver und iterativer gestalten kannst. Vorlagen für Wireframes, Roadmaps für die Produktentwicklung und natürlich für Meetings und Sprints… sie alle kannst du dir ansehen, testen und bewerten. Und wenn du deine eigene Version perfektioniert hast, kannst du sie wiederum für den Rest von uns veröffentlichen.

Dies war der letzte Teil unserer dreiteiligen Serie. In Teil eins erfährst du, wie du die Kreativität in Remote-Teams steigerst. Und in Teil zwei beleuchten wir, wie du bei Brainstormings besseres Feedback erhältst.